Yhteystiedot

Tämän oppaan tarkoitus on, että löydät vastauksen yleisimpiin kysymyksiin heti, odottamatta. Kun opas ei riitä, autamme mielellämme. Alla on kolme tapaa, ja se, mihin tilanteeseen kukin sopii.

Sähköposti — lähes aina paras tapa

info@webia.fi

Käytä sähköpostia noin 99 %:ssa tilanteista. Se on paras kanava kysymyksiin, muutospyyntöihin, vikailmoituksiin ja kaikkeen muuhun, mikä ei ole juuri tällä hetkellä pysäyttänyt liiketoimintaasi.

Syy on yksinkertainen: sähköposti tulee koko tiimille. Se tarkoittaa, että

asiasi näkee se, joka sen parhaiten osaa ratkaista — ei se, joka sattui olemaan tavoitettavissa,
vastauksen saat silloinkin, kun joku meistä on lomalla tai palaverissa,
asiasta jää kirjallinen jälki, johon molemmat voivat palata myöhemmin,
voit liittää mukaan kuvakaappauksia ja linkkejä, mikä nopeuttaa ratkaisua huomattavasti.

Osoite on aina sama, info@webia.fi. Sitä ei tarvitse päivittää eikä miettiä, kenelle juuri tämä asia kuuluu.

Puhelin — kiireellisiin tilanteisiin

Soita silloin, kun asia ei voi odottaa sähköpostivastausta. Käytännössä näitä tilanteita ovat:

sivusto on murrettu tai näyttää murretulta,
sivusto on kokonaan alhaalla,
varaukset tai yhteydenotot eivät tule perille juuri nyt.

Numeroita on kaksi, ja se kumpaan soitat riippuu kellonajasta:

Milloin	Numero
Arkisin klo 10–17	045 783 61180 — yrityksen numero
Muina aikoina, aidossa hätätilanteessa	045 884 4777 — toimitusjohtajan suora numero

Molempiin voi soittaa sekä tavallisella puhelulla että WhatsApp-puhelulla — kumpi vain käy. Teksti- ja WhatsApp-viestit eivät sovi tukipyyntöihin, syistä jotka on kerrottu yllä.

Kiireellisessä tilanteessa puhelu on nopein tapa, koska sen jälkeen saamme koko tiimin liikkeelle heti. Kerro lyhyesti mitä näet ja mistä lähtien — tarkemmat tiedot voi lähettää perään sähköpostilla.

Etäpalaveri — kun kysyttävää on enemmän kuin yksi

Varaa aika kalenterista →

Jos sinulla on useampi kysymys, jokin asia ei tunnu avautuvan ohjeista tai koko järjestelmä tuntuu vielä vieraalta, asia selviää yleensä nopeimmin yhteisessä Google Meet -palaverissa.

Käymme asiat rauhassa läpi yhdessä ja voit jakaa näyttösi, jolloin näemme täsmälleen saman näkymän kuin sinä. Kymmenen minuutin yhteinen katselmus säästää usein monta päivää edestakaisin lähetettyjä viestejä.

Tämä on erityisen hyvä tapa myös silloin, kun olet vasta aloittamassa tai teille on tulossa uusi käyttäjä.

Mitä kerrot kun otat yhteyttä

Nopein tapa saada asia ratkaistua on kertoa muutama perustieto jo ensimmäisessä viestissä. Silloin pääsemme suoraan ratkaisemaan asiaa, eikä ensimmäistä vastausta tarvitse käyttää lisätietojen kysymiseen. Pari riviä lisää säästää usein koko päivän edestakaisin kirjoittamista.

Kerro aina nämä kolme:

Mitä yritit tehdä ja millä sivulla tai näkymässä.
Mitä odotit tapahtuvan ja mitä sen sijaan tapahtui.
Milloin — ja huomasitko sen heti jonkin muutoksen jälkeen.

Liitä mukaan kuvakaappaus. Se kertoo lähes aina enemmän kuin selitys, ja siitä näemme myös virheilmoitukset, jotka jäävät helposti huomaamatta.

Lisäksi tarvitsemme aiheesta riippuen seuraavat tiedot. Niiden avulla pääsemme alkuun heti.

Varauksiin liittyvät kysymykset

Kerro aina varausnumero. Tämä koskee jokaista varausta koskevaa yhteydenottoa poikkeuksetta — myös silloin, kun asia tuntuu selvältä.

Järjestelmässä on jatkuvasti suuri määrä varauksia, eikä asiakkaan nimi, päivämäärä tai kohde riitä yksilöimään oikeaa: samalla nimellä voi olla useampi varaus, ja päivämäärän voi muistaa väärin. Varausnumerolla löydämme täsmälleen oikean varauksen sekunneissa, ja asia etenee heti.

Maksuihin liittyvät kysymykset

Kerro kolme asiaa: mikä maksutapa oli kyseessä, mikä maksupalvelu ja missä kohtaa prosessi pysähtyi.

Maksutapoja on kolme: verkkomaksu, lasku ja maksu paikan päällä. Verkkomaksut kulkevat joko Stripen tai Visma Payn kautta — kerro kumpi, jos tiedät.

Verkkomaksu ei ole yksi tapahtuma vaan ketju: varaaja siirtyy varauksen jälkeen maksupalveluun, valitsee siellä maksutavan, maksaa ja palaa takaisin sivustosi kiitos-sivulle. Mukana on siis myös ulkopuolisia palveluita — maksupalvelu ja varaajan oma pankki tai korttiyhtiö. Vika voi olla missä tahansa kohtaa ketjua, ja jokainen kohta tutkitaan eri tavalla. Siksi pelkkä “verkkomaksu ei toiminut” ei vielä kerro, mistä kohtaa vikaa kannattaa etsiä.

Kerro siis, mihin näistä tilanne pysähtyi:

Missä pysähtyi	Mitä kerrot lisäksi
Varaaja ei päässyt maksulinkistä eteenpäin lainkaan	Linkki, jos se on tallessa
Siirtyminen maksupalveluun ei onnistunut	Kumpi palvelu, Stripe vai Visma Pay
Maksupalvelussa maksutavan valinta tai maksu epäonnistui	Mikä maksutapa (esim. Nordea) ja virheilmoitus sanatarkasti
Maksu meni läpi, mutta varaaja ei palannut kiitos-sivulle	Onko sivustollasi kiitos-sivu — katso alta
Raha veloitettiin, mutta varaus jäi vahvistumatta	Varausnumero ja maksun ajankohta

Jos rahaa on veloitettu, mainitse se heti ensimmäisessä viestissä — se nostaa asian kiireellisyyttä.

Myös laskutukseen liittyvät kysymykset ovat tervetulleita. Ne koskevat useimmiten sitä, miten lasku muodostetaan tai lähetetään järjestelmässä — kerro silloin varausnumero ja se, mitä yritit tehdä.

Yleiset järjestelmäkysymykset

Jos asia koskee jotakuta muuta käyttäjää kuin sinua itseäsi — tai lähetät viestin eri osoitteesta kuin millä järjestelmään kirjaudutaan — kerro se sähköpostiosoite, jolla kyseinen käyttäjä kirjautuu.

Käyttäjä löytyy järjestelmästä sähköpostiosoitteen perusteella, joten ilman sitä emme voi tarkistaa asetuksia, oikeuksia tai sitä, mitä käyttäjä on nähnyt näytöllään.

Verkkosivuihin liittyvät kysymykset

Tarkemman listan siitä, mitä sivustoon liittyvästä ongelmasta kannattaa kertoa — ja mitkä merkit vaativat yhteydenoton heti — löydät sivulta Kun jokin menee pieleen.

Mikä kanava mihin

Tilanne	Käytä tätä
Kysymys, muutospyyntö, vikailmoitus	Sähköposti
Et ole varma kenelle asia kuuluu	Sähköposti
Sivusto murrettu, alhaalla tai varaukset eivät toimi — arkena	Puhelin 045 783 61180
Sama, mutta illalla tai viikonloppuna	Hätänumero 045 884 4777
Useampi kysymys tai yleinen epävarmuus	Etäpalaveri
Haluat näyttää, miltä ruudullasi näyttää	Etäpalaveri