Asetukset: Varauslomake

Varauslomake on varauksen viimeinen vaihe. Kun asiakas on valinnut päivät, mahdolliset lisäpalvelut ja nähnyt yhteenvedon, hän täyttää varauslomakkeen. Samassa näkymässä hän valitsee maksutavan, hyväksyy varausehdot ja voi antaa luvan markkinointiviesteihin.

Kohdassa Asetukset → Varauslomake päätät, mitä tietoja asiakkailta kysytään ja mitkä niistä ovat pakollisia.

Asetukset tallentuvat automaattisesti. Tallennuspainiketta ei ole.

Aina mukana olevat tiedot

Asiakkaan nimi ja sähköpostiosoite kysytään aina, ja ne ovat aina pakollisia. Ilman niitä varausta ei voi tehdä, joten niitä ei näy tässä listassa eikä niitä voi poistaa.

Kenttien valitseminen

Jokaisella kentällä on kaksi kytkintä:

• Otettu käyttöön: kenttä näkyy varauslomakkeessa.
• Pakollinen kenttä: asiakkaan on täytettävä kenttä, ennen kuin hän voi tehdä varauksen.

Kenttä	Oletus	Milloin se kannattaa ottaa käyttöön
Puhelin	Käytössä, pakollinen	Useimmille. Voit tehdä kentästä vapaaehtoisen tai poistaa sen kokonaan.
Maa	Pois	Jos haluat tietää, mistä maasta asiakkaasi tulevat.
Postitoimipaikka, Katuosoite, Postinumero	Pois	Vain jos tarvitset asiakkaan osoitteen, esimerkiksi laskutukseen.
Yrityksen nimi ja Y-tunnus	Pois	Jos sinulla on yritysasiakkaita.
Minulle saa lähettää markkinointiviestejä jatkossa	Pois	Jos haluat kerätä luvan markkinointiviestien lähettämiseen.

Mitä vähemmän kenttiä, sitä useampi varaa

Pitkä lomake saa osan asiakkaista luopumaan varauksesta. Ota käyttöön vain ne kentät, joita todella tarvitset.

Yritysasiakkaat

Jos otat Yrityksen nimen ja Y-tunnuksen käyttöön vapaaehtoisina, sekä yritys- että yksityisasiakkaat voivat varata.

Pakolliset yritystiedot rajaavat yksityisasiakkaat pois

Jos teet Yrityksen nimestä ja Y-tunnuksesta pakollisia, vain yritykset voivat varata. Tee niin vain, jos haluat myydä ainoastaan yritysasiakkaille.

Lupa markkinointiviesteihin

Kun kenttä Minulle saa lähettää markkinointiviestejä jatkossa on käytössä, asiakas voi antaa luvan markkinointiviesteihin varausta tehdessään. Kenttä on aina vapaaehtoinen.

Luvat tallentuvat asiakasrekisteriin. Kohdassa Asiakashallinta voit rajata asiakkaat sen mukaan, ovatko he antaneet luvan, ja viedä listan Excel-tiedostona. Asiakashallinta kuuluu Plus-versioon.

Tilastokeskuksen raportit

Plus-versiossa osa varauslomakkeen tiedoista hyödynnetään Tilastokeskukselle lähetettävässä raportissa, joka kertoo esimerkiksi asiakkaiden kotimaan ja matkan tarkoituksen. Järjestelmä päättelee tiedot näin:

• Kotimaa tulee kentästä Maa. Jos kenttä ei ole käytössä, maa päätellään puhelinnumerosta.
• Matkan tarkoitus: jos asiakas on täyttänyt yritystiedot, matka merkitään työmatkaksi. Jos ei, tarkoitukseksi tulee Ei tiedossa — vapaa-ajan matkaksi sen voi vaihtaa itse raportilla.

Raportti kootaan kuukausittain kohtaan Raportit → Kuukausitiedot. Siellä voit myös korjata näitä tietoja varauskohtaisesti ennen lähettämistä. Katso Raportit ja tilastot.

Omat kentät

Voit lisätä lomakkeeseen omia kenttiä, jos tarvitset asiakkailta muita tietoja. Esimerkkejä asiakkaidemme omista kentistä:

• Allergiat: hotelli, joka tarjoaa aamiaisen, kysyy asiakkaan ruoka-aineallergiat.
• Jäsennumero: järjestö, joka vuokraa mökkejään vain omille jäsenilleen, varmistaa jäsenyyden.

Omia kenttiä voi lisätä niin monta kuin tarvitset.

Oman kentän lisääminen

1. Klikkaa kohdan Oma kenttä alta Lisää oma kenttä.
2. Valitse kytkimillä, onko kenttä Käytössä ja onko se Pakollinen kenttä.
3. Kirjoita kentän nimi suomeksi kohtaan Oman kentän nimi [fi].
4. Täytä nimi myös kaikille muille kielille. Kielikohtaiset kentät ovat pakollisia, eikä kenttää voi tallentaa, jos yksikin on tyhjä.
5. Klikkaa Hyväksy.

Jokaisen kielikentän vieressä on käännöspainike, joka kääntää suomenkielisen nimen automaattisesti. Käännös ei aina osu oikein, joten tarkista se, jos osaat kieltä.

Jos et halua kääntää joka kieltä

Kirjoita englanninkielinen nimi kaikkiin muihin kuin suomenkieliseen kenttään. Näin kenttä on ymmärrettävä kaikille, vaikka et käyttäisi kaikkia kieliä. Jos et halua käyttää englantia, voit kirjoittaa kaikkiin kenttiin myös suomenkielisen nimen.

Oma kenttä näkyy aina

Oma kenttä näkyy lomakkeessa kaikille asiakkaille. Sitä ei voi esimerkiksi näyttää vain niille, jotka ovat tilanneet aamiaisen. Muotoile kentän nimi niin, että asiakas ymmärtää, milloin se koskee häntä, esimerkiksi Allergiat (jos tilaat aamiaisen).

Kenttien järjestys, muokkaaminen ja poistaminen

• Järjestys: vedä kenttää sen vasemmalla puolella olevasta kuuden pisteen kahvasta.
• Muokkaaminen: klikkaa kentän riviä. Avautuu sama ikkuna kuin lisättäessä.
• Poistaminen: klikkaa kentän riviä ja valitse avautuvasta ikkunasta Poista.

Poisto ei kysy vahvistusta

Kun klikkaat Poista, kenttä poistetaan heti, eikä järjestelmä kysy varmistusta. Jos haluat vain piilottaa kentän hetkeksi, kytke Käytössä pois päältä.