Profiili

Profiili sisältää sinun ja yrityksesi tiedot. Niitä käytetään sekä Webian palvelussa että asiakkaillesi: järjestelmän automaattiset sähköpostit ja laskut käyttävät profiilin nimiä, yhteystietoja, linkkejä ja logoa. Siksi tietojen kannattaa olla ajan tasalla.

Profiilissa on kolme välilehteä:

• Yleiset asetukset: omat ja yrityksesi tiedot, kielet, linkit ja varausehdot
• Tilaus: WebiaBooking-tilauksesi ja sen muuttaminen
• Minun laskut: laskut, jotka olet maksanut Webialle

Yleiset asetukset

Muista tallentaa

Toisin kuin esimerkiksi varauslomakkeen asetukset, profiili ei tallennu automaattisesti. Klikkaa sivun alaosassa Tallenna, kun olet tehnyt muutokset.

Henkilötiedot

Kenttä	Mitä kirjoitat
Etunimi, Sukunimi, Puhelin	Oma nimesi ja puhelinnumerosi. Niitä käytetään asiakkaillesi lähtevissä automaattisissa sähköposteissa, joten tarkista, että ne ovat oikein.
Oletuskieli	Kieli, jolla varausjärjestelmä näkyy sinulle.
Palvelukielet	Kielet, joilla palvelet asiakkaitasi. Valitse kaikki, joita käytät. Tietoa voidaan hyödyntää tietyissä tilanteissa, esimerkiksi kun kohteitasi myydään välittäjän kautta.

Järjestelmä on käännetty kokonaan englanniksi ja venäjäksi. Saksankielinen käännös on vielä osittainen.

Osoitetiedot

Postitoimipaikka, Osoite ja Postinumero. Kentät eivät ole pakollisia, mutta suosittelemme täyttämään ne, koska tietoja käytetään sähköposteissa ja laskuissa.

Tärkeät linkit

Linkki kotisivulle on verkkosivustosi osoite, jonka kautta varaukset tehdään. Osoite näkyy myös asiakkaille lähtevissä sähköposteissa.

Kirjoita osoite kokonaisena, esimerkiksi https://www.sivustosi.fi/. Lyhennetty osoite, kuten sivustosi.fi, ei välttämättä avaudu sähköpostista oikein.

Varausehdot

Asiakas hyväksyy varausehtosi varausta tehdessään. Varauslomakkeessa on valintaruutu ja sen vieressä linkki ehtoihin. Täällä määrität, mihin linkki vie.

Voit antaa ehdot kahdella tavalla:

1. Linkkinä (suositeltu). Kun Linkitä ehdot on päällä, kirjoita kenttään Linkki varausehtoihin osoite, josta ehdot löytyvät. Tavallisimmin ehdot ovat omalla verkkosivustollasi.

• Osoitteen on oltava kokonainen (alkaa https://) ja julkinen, eli sen on auettava kenelle tahansa.
• Myös PDF-tiedosto käy, esimerkiksi Google Drivessa oleva julkinen PDF, jos sinulla ei ole verkkosivustoa.

2. Tekstinä editorissa. Kun kytket Linkitä ehdot pois päältä, näkyviin tulee editori, johon voit kirjoittaa tai liittää ehdot. Tekstin enimmäispituus on 10 000 merkkiä.

Liitä teksti ilman muotoiluja

Jos kopioit tekstin esimerkiksi Wordista ja liität sen tavalliseen tapaan, mukana siirtyy muotoiluja, joita editori ei aina hyväksy. Liitä teksti siksi pelkkänä tekstinä:

• Mac: Muokkaa → Liitä ja sovita tyyli, tai Cmd + Shift + Option + V
• Windows: Ctrl + Shift + V

Lisää otsikot ja lihavoinnit sen jälkeen editorin omilla painikkeilla. Sama koskee kaikkia järjestelmän editoreja, esimerkiksi sähköpostipohjia ja kohteiden kuvauksia.

Aktiviteettien varausehdot. Jos myyt myös aktiviteetteja, voit antaa niille omat ehdot. Kytke päälle Lisää aktiviteettien varausehdot linkillä ja kirjoita osoite kenttään Linkki aktiviteettien varausehtoihin.

Täytä jokainen kieli

Linkeillä ja editorilla on välilehti jokaiselle järjestelmän kielelle: FI, EN, RU, DE, ZH-HANS ja SV. Täytä jokainen, vaikka sinulla ei olisi ehtoja kaikilla kielillä.

Varauskalenteri, erityisesti hotellikalenteri, tunnistaa asiakkaan selaimen kielen. Esimerkiksi kiinalainen asiakas voi nähdä varauskalenterin kiinaksi, vaikka verkkosivustosi ei olisi kiinankielinen.

Jos jonkin kielen kenttä on tyhjä, ehtojen linkki ei toimi sillä kielellä ja ehtojen ikkuna jää tyhjäksi. Asiakas ei silloin näe ehtojasi, vaikka hänen pitää hyväksyä ne.

Jos ehtoja ei ole käännetty, liitä kieliversioihin englanninkieliset ehdot tai vähintään suomenkieliset. Editorissa ei ole käännöspainiketta.

Yritystiedot

Yrityksen nimi, Y-tunnus ja ALV-numero. Tietoja käytetään Webian laskuissa sinulle, ja ne näkyvät myös asiakkaillesi.

Logo

Klikkaa profiilikuvaa sivun vasemmassa yläkulmassa, sähköpostiosoitteesi yläpuolella, ja valitse kuva. Kenttä on nimetty profiilikuvaksi, mutta suosittelemme lataamaan siihen yrityksesi logon, koska sitä käytetään asiakkaille lähtevissä sähköposteissa.

Tilaus

Välilehdellä Tilaus, otsikon Tilauksen hallinta alla, näet:

• Tilauksesi: käyttötasosi (Basic, Plus tai Pro), onko kanavahallinta käytössä ja kuukausihinta
• Tilaus voimassa: mihin päivään asti tilauksesi on voimassa

Klikkaamalla sivun yläosan nuolta saat näkyviin hinnaston ja kunkin käyttötason ominaisuudet.

Kokeilujakson aikana tilaus on voimassa kokeilujakson loppuun ja sisältää kaikki Plus-version ominaisuudet kanavahallintaa lukuun ottamatta. Kokeilujaksosta kerrotaan sivulla Tilin luominen.

Tilauksen tekeminen tai muuttaminen

1. Klikkaa Tilaa. Painike on sama, vaikka tilauksesi olisi jo voimassa ja haluaisit vain muuttaa sitä.
2. Valitse Käyttötasosi: Basic, Plus tai Pro.
3. Valitse halutessasi Lisäpalvelut-kohdasta Kanavahallinta. Kanavahallinta on lisämaksullinen lisäpalvelu.
4. Valitse Laskutusjaksosi: 1 kuukausi tai vuosi. Näet hinnan ja arvonlisäveron ennen tilaamista.
5. Klikkaa Tilaa.
6. Sulje ikkuna oikean yläkulman rastista. Ikkuna ei sulkeudu itsestään, vaikka tilaus on jo tehty.

Voit tehdä tilauksen myös Hallintapaneelin yläreunan painikkeesta Tilaa WebiaBooking. Se avaa saman ikkunan.

Hinnat näytetään ilman arvonlisäveroa. Voit tutustua hinnastoon myös webia.fi:ssä.

Kuukausi- vai vuosilaskutus

	Kuukausilaskutus	Vuosilaskutus
Hinta	5 € kuukaudessa kalliimpi kuin vuosilaskutus	Edullisin
Maksaminen	Aina verkkomaksuna Stripen kautta	Laskulla etukäteen koko vuodelta. Lasku tulee sähköpostiisi PDF-tiedostona.
E-lasku	Ei käytössä	Mahdollinen. Ota yhteyttä, niin vaihdamme laskutuksesi e-laskuun.

Kuukausilaskutus on kalliimpi, koska jokainen kuukausimaksu vaatii oman kirjanpitonsa.

Jos kuukausimaksu jää maksamatta

Pääset edelleen kirjautumaan sisään, mutta varauskalenterisi eivät ole käytössä ennen kuin maksu on suoritettu. Asiakkaasi eivät silloin voi tehdä varauksia.

Käyttötason vaihtaminen

Voit vaihtaa käyttötasoa milloin tahansa samasta Tilaa-painikkeesta.

Jos laskisit käyttötasoa jo maksetun jakson aikana, esimerkiksi Plussasta Basiciin, jo maksettua tilausmaksua ei palauteta.

Tilauksen lopettaminen

Voit lopettaa tilauksesi milloin tahansa. Lähetä meille viesti osoitteeseen info@webia.fi, niin hoidamme lopettamisen. Jo maksettua tilausmaksua ei palauteta.

Minun laskut

Minun laskut näyttää kaikki laskut, jotka Webia on lähettänyt sinulle WebiaBooking-tilauksestasi: sekä avoimet että maksetut. Se on koko maksuhistoriasi.

Listassa näkyvät laskun numero, luontipäivä (Luotu), Eräpäivä, Summa ja Tila, esimerkiksi Maksettu. Klikkaa Näytä tiedot, niin näet laskun erittelyn: tilausjakson, hinnan ja arvonlisäveron.

Laskun maksaminen verkossa

Kuukausilaskutuksessa maksat laskut verkossa Stripen kautta.

1. Kun sinulla on avoin lasku, sivuvalikon Profiili-kohdan vieressä näkyy huutomerkki.
2. Avaa Profiili → Minun laskut. Avoimen laskun tila on Maksamatta.
3. Klikkaa Maksa. Siirryt Stripen maksusivulle, jossa näet maksun saajan (Webia), maksettavan tilauksen ja arvonlisäveron.
4. Valitse maksutapa, esimerkiksi kortti, ja maksa.

Kun maksu on tehty, laskun tila muuttuu muotoon Maksettu.

Käytätkö e-laskua?

Jos laskutuksesi on vaihdettu e-laskuun, laskut ja maksuhistoria eivät näy kohdassa Minun laskut. Ne löytyvät oman verkkolaskuoperaattorisi palvelusta.

Nämä eivät ole asiakkaidesi laskuja

Minun laskut näyttää vain sinun ja Webian väliset laskut. Samaan näkymään pääset myös yläpalkista, yrityksesi nimen alta kohdasta Laskut.