Järjestelmän lähettämät sähköpostit

Varausjärjestelmä lähettää sähköpostit automaattisesti varauksen eri vaiheissa. Tällä sivulla käydään läpi, mitä viestejä lähtee, kenelle ja milloin.

Perusviestit lähtevät kaikissa versioissa. Plus-merkityt viestit kuuluvat Plus-versioon. Plus-versiossa voit lisäksi muokata viestien ulkoasua ja tekstejä, katso Sähköpostien muokkaaminen.

Majoitusvarauksen sähköpostit järjestyksessä

1. Kun varaus tehdään

Heti kun varaus on tehty, lähtee kaksi viestiä. Ne lähtevät samalla tavalla riippumatta siitä, tekikö varauksen asiakas vai sinä.

Viesti	Kenelle	Sisältö
Asiakkaan varausvahvistus	Asiakkaalle	Vahvistus varauksesta.
Uusi varaus	Sinulle	Majoituskohde, varausnumero, tulo- ja lähtöpäivä, asiakkaan nimi, sähköposti ja puhelinnumero, lisätiedot, hinta sekä painike, josta pääset suoraan varaukseen.

Jos samaan varaukseen kuuluu useampi majoituskohde, näistä kahdesta viestistä lähtee oma versionsa (useampi majoitus). Siinä kohteet ja hinnat näytetään taulukkona.

2. Maksu

Seuraava viesti riippuu maksutavasta.

Maksutapa	Mitä tapahtuu
Verkkomaksu	Asiakas ohjataan maksamaan heti. Samalla hän saa sähköpostiin maksulinkin, jos esimerkiksi selainikkuna sulkeutuu vahingossa. Linkistä näkyy, paljonko maksetaan nyt ja paljonko myöhemmin, ja sama linkki käy sekä ennakkomaksuun että loppumaksuun.
Lasku	Lasku lähetetään käsin: avaa varaus ja klikkaa Lähetä lasku. Asiakas saa sähköpostin, jonka liitteenä on lasku PDF-tiedostona. Jos laskutat omalla laskutusohjelmallasi, järjestelmä ei lähetä tätä viestiä.
Maksu paikan päällä	Erillistä viestiä ei lähde. Varausvahvistus riittää yleensä asiakkaalle. Jos asiakas tarvitsee kuitin, voit lähettää sen käsin varauksen tiedoista.

3. Muistutus ennen eräpäivää

Jos varaus on maksamatta, asiakas saa muutamaa päivää ennen eräpäivää viestin Eräpäivä lähestyy. Laskulla maksavalle viestin liitteenä on lasku, verkkomaksajalle viestissä on maksupainike, joka vie samaan maksulinkkiin kuin aiemmin.

Viesti lähtee vain, jos asetus Salli automaattiset maksumuistutukset on päällä. Katso Asetukset: Yleiset.

4. Vahvistetun varauksen viestit

Kaksi Plus-version viestiä lähtee vain vahvistetuista varauksista. Varaus on vahvistettu, kun se maksetaan paikan päällä tai kun vähintään ennakkomaksu on maksettu. Näin viestejä ei lähetetä varauksista, jotka eivät välttämättä toteudu.

Viesti	Milloin	Ehto
Saapumisohjeet ja tervetuloviesti Plus	Saapumista edeltävänä päivänä klo 9–10	Lähtee vain, jos majoituskohteeseen on liitetty ohjeet PDF-tiedostona.
Palautepyyntö Plus	Kolme päivää lähdön jälkeen	Viestissä on linkki palautelomakkeeseen.

Saapumisohjeet ja tervetuloviesti on kaikille kohteille sama lyhyt viesti. Varsinaiset ohjeet ovat sen liitteenä olevassa PDF-tiedostossa, jonka lisäät jokaiselle mökille tai huoneelle erikseen, esimerkiksi avainten noutopaikan ja jätteiden lajittelun. Viesti koskee vain majoitusta, ei aktiviteetteja.

Palautepyyntö vie lomakkeelle, jolla asiakas antaa nimensä, tähtiarvion ja kommentin. Lomake on varausjärjestelmän sivulla, joten sinun ei tarvitse lisätä mitään omalle verkkosivustollesi. Palautteet näet kohdassa Majoitukset → Palautteet.

5. Jos varaus perutaan

Viesti	Milloin
Ilmoitus varauksen perumisesta	Kun varaus perutaan. Jos asiakas perui varauksen, viesti lähtee sinulle. Jos sinä perut varauksen, viesti lähtee asiakkaalle.
Ilmoitus varauksen perumisesta: maksusuoritus	Kun verkkomaksun maksuajastin umpeutuu ja maksamaton varaus peruuntuu automaattisesti. Viestissä kerrotaan, että varaus peruuntui maksun puuttumisen vuoksi, ja kehotetaan ottamaan yhteyttä tai tekemään varaus uudelleen, jos kyse oli virheestä.

Aktiviteettien sähköpostit

Aktiviteettivarauksista lähtevät samat perusviestit kuin majoituksesta: varausvahvistus, maksulinkki, lasku ja ilmoitus varauksen perumisesta. Saapumisohjeita ja palautepyyntöä aktiviteeteista ei lähetetä.

Lahjakorttien sähköpostit

Lahjakortin ostaja saa kuitin ostostaan. Lahjakortti lähetetään sähköpostilla sille, jolle se on annettu lahjaksi. Lahjakortit kuuluvat Plus-versioon.