Matkustajailmoitukset
Majoitusliikkeen on kerättävä matkustajistaan matkustajailmoitus. Useimmiten se hoidetaan paperilomakkeilla, jotka täytetään vastaanotossa ja säilytetään mapissa.
Varausjärjestelmässä ilmoitukset täytetään suoraan varaukselle. Tiedot pysyvät varauksen yhteydessä, eikä niitä tarvitse etsiä erikseen, ja tarvittaessa kortin saa PDF-muodossa tulostettavaksi.
Missä kortit täytetään
Osio nimeltä “Missä kortit täytetään”Avaa varaus. Kun varaus on vahvistettu, yläreunan painikkeisiin ilmestyy matkustajakorttien kuvake sähköpostikuvakkeen viereen.
Paneelista näet, montako korttia varaukselle on tehty, ja voit lisätä uusia. Kun kortteja on tehty, kuvakkeen kulmaan ilmestyy vihreä luku, joka kertoo niiden määrän — näet siis varauksen avatessasi yhdellä silmäyksellä, onko ilmoitukset jo hoidettu.
Kortin luominen
Osio nimeltä “Kortin luominen”Kortin voi luoda kahdella tavalla:
- Lisää varaustiedoilla täyttää valmiiksi ne tiedot, jotka varauksesta jo tiedetään — nimen sekä saapumis- ja lähtöpäivän. Tämä on nopein tapa.
- Lisää kortti luo tyhjän kortin. Käytä tätä, kun matkustaja on joku muu kuin varaaja.
Kortille täytetään:
| Kenttä | |
|---|---|
| Sukunimi ja Etunimet | Matkustajan nimi. |
| Syntymäaika | Muodossa pp.kk.vvvv. |
| Kansalaisuus | |
| Osoite | |
| Passin tai henkilökortin numero | |
| Maa, josta saapunut Suomeen | |
| Saapumispäivä ja Lähtöpäivä | Tulevat valmiina varauksesta. |
| Matkan tarkoitus | Valikosta: Vapaa-aika, Työ, Kokous tai Muu. |
Lisäksi kortilla on valinta Tietoja ei saa käyttää asiakaspalveluun ja suoramarkkinointiin, jos matkustaja kieltää tietojensa käytön näihin tarkoituksiin.
Tallenna kortti painikkeella Tallenna.
Mukana matkustavat perheenjäsenet
Osio nimeltä “Mukana matkustavat perheenjäsenet”Saman kortin alle voi lisätä puolison ja alaikäiset lapset, enintään viisi henkilöä. Heistä riittävät nimi ja syntymäaika.
Muut aikuiset tarvitsevat oman korttinsa. Jos esimerkiksi mökissä yöpyy kaksi pariskuntaa, tee kaksi korttia.
Kuinka kauan kortit säilyvät
Osio nimeltä “Kuinka kauan kortit säilyvät”Täytetyt matkustajakortit säilyvät järjestelmässä vuoden vieraan lähtöpäivästä, minkä jälkeen ne poistuvat automaattisesti. Sinun ei siis tarvitse siivota niitä itse.
Korttien tulostaminen
Osio nimeltä “Korttien tulostaminen”Paneelin PDF-painike kokoaa varauksen kortit yhdeksi tiedostoksi. Sen voi tulostaa, tallentaa tai lähettää eteenpäin.