Asetukset: Maksutavat

Kohdassa Asetukset → Maksutavat lisäät kaikki maksutavat, joita haluat käyttää. Vaihtoehtoja on neljä: Tilisiirto, Visma Pay, Stripe ja Maksu paikan päällä.

Verkkomaksut (Visma Pay ja Stripe) säästävät eniten työtä: kun asiakas maksaa varauksensa verkossa, järjestelmä voi vahvistaa varauksen automaattisesti, eikä maksuja tarvitse seurata käsin.

Ensin lisäät, sitten valitset

Maksutapojen käyttöönotossa on kaksi vaihetta, ja ero niiden välillä on tärkeä:

1. Täällä, kohdassa Asetukset → Maksutavat, lisäät maksutavat. Kaikki lisäämäsi maksutavat ovat aina sinun käytettävissäsi, kun lisäät varauksen itse, esimerkiksi puhelimessa sovitun varauksen tai tarjouksen perusteella.
2. Jokaisen majoituskohteen ja aktiviteetin omalla Maksutavat-välilehdellä valitset, mitkä maksutavat asiakkaille näytetään, kun he varaavat itse.

Tämä toimii samalla tavalla mökeissä, huviloissa ja hotellien huonetyypeissä. Kohteen asetuksissa lisäämäsi maksutavat ovat oletuksena pois päältä. Jos et ota niistä yhtään käyttöön, asiakas voi valita ainoastaan maksun paikan päällä.

Muista ottaa maksutapa käyttöön myös kohteissa

Kun olet lisännyt maksutavan täällä, se ei vielä näy asiakkaillesi. Avaa jokainen majoituskohde ja aktiviteetti, siirry sen välilehdelle Maksutavat ja valitse, mitkä maksutavat asiakkaat voivat siinä käyttää.

Tästä jaosta on hyötyä monessa tilanteessa:

• Haluat asiakkaiden maksavan verkossa, mutta ryhmät laskulla. Salli kohteessa asiakkaille vain verkkomaksu. Lisää kuitenkin tilisiirto maksutavaksi täällä, niin voit valita sen itse, kun ryhmä ottaa yhteyttä ja lisäät varauksen heidän puolestaan.
• Kohteillasi on eri omistajat. Voit lisätä useita tilisiirtoja eri tilinumeroilla ja valita jokaiselle kohteelle oikean tilin.

Maksutavan lisääminen

1. Valitse Asetukset ja välilehti Maksutavat.
2. Klikkaa Lisää maksutapa.
3. Valitse kohdasta Maksutapa, minkä maksutavan lisäät.
4. Kirjoita Maksutavan nimi. Nimi näkyy vain sinulle, joten voit nimetä maksutavan niin kuin haluat, esimerkiksi Tilisiirto, Nordea.
5. Täytä maksutavan omat kentät. Ne on kuvattu alla.
6. Klikkaa Hyväksy.

Lisätyt maksutavat näkyvät listana. Voit muokata maksutapaa kynäkuvakkeesta.

Asiakkaat eivät näe antamaasi nimeä. Heille näytetään maksutavan vakionimi, esimerkiksi Tilisiirto, joka on käännetty kaikille järjestelmän kielille.

Tilisiirtoja voit lisätä niin monta kuin haluat. Verkkomaksut Visma Pay ja Stripe voit lisätä kumpikin vain kerran.

Tilisiirto

Tilisiirtoa varten tarvitset tilisi tiedot. Kaikki kentät ovat pakollisia.

Kenttä	Mitä kirjoitat
Pankin nimi	Esimerkiksi Nordea.
Tilinumero IBAN muodossa	Tilinumerosi IBAN-muodossa, esimerkiksi FI12 3456 7890 1234 56.
BIC	Pankkisi BIC-tunnus.

Jos järjestelmä laskuttaa asiakkaitasi (asetus Lähetä laskut varauksista, katso Asetukset: Yleiset), nämä tiedot tulostuvat laskuihin. Laskun saajaksi tulee nimi profiilisi tiedoista.

Käytätkö omaa laskutusohjelmaa?

Lisää tilisiirto maksutavaksi silti. Ilman sitä asiakas ei voi valita laskua maksutavaksi. Järjestelmä ei silloin käytä tilitietojasi mihinkään, mutta suosittelemme täyttämään oikeat tiedot. Tilitiedot eivät anna kenellekään pääsyä tilillesi.

Verkkomaksut: Visma Pay ja Stripe

Visma Pay ja Stripe ovat ulkopuolisia maksupalveluita. Teet sopimuksen suoraan niiden kanssa, ja ne veloittavat palvelumaksunsa sinulta itse. Webia ei ole välikätenä maksuissa. Voit myös irtisanoa sopimuksen milloin tahansa. Voit käyttää molempia yhtä aikaa.

Verkkomaksuja voi kokeilla jo kokeilujakson aikana ilman WebiaBooking-tilausta. Sopimus maksupalvelun kanssa tarvitaan silti, ja maksupalvelu veloittaa omat maksunsa.

Kun lisäät Visma Payn tai Stripen, sivulle ilmestyy keltainen muistutus kiitos-sivusta. Verkkomaksut tarvitsevat verkkosivustollesi kiitos-sivun, jolle asiakas palaa maksun jälkeen. Katso Maksuwidget ja kiitos-sivu.

Kaksi tärkeää asetusta

Molemmilla verkkomaksuilla on samat kaksi asetusta.

Vahvista varaukset automaattisesti

Järjestelmään tulevat varaukset jäävät tavallisesti tilaan Käsittelyssä, kunnes vahvistat ne itse. Monet asiakkaamme haluavat nähdä varauksen ennen sen vahvistamista.

Tila ei vaikuta asiakkaaseen: hän saa varausvahvistuksen heti, ja kalenteri sulkeutuu varatuilta päiviltä heti varauksen jälkeen.

Kun tämä asetus on päällä, järjestelmä vahvistaa varauksen automaattisesti heti, kun maksupalvelu ilmoittaa maksusta. Riittää, että asiakas on maksanut ennakkomaksun. Sinun ei tarvitse tehdä mitään.

Suosittelemme tätä asetusta

Verkkomaksujen tarkoitus on poistaa käsityö. Kun sekä maksu että vahvistus hoituvat automaattisesti, varaus on valmis ilman, että sinun tarvitsee avata järjestelmää.

Maksuajastin

Maksuajastin määrää, kuinka pitkään asiakkaalla on aikaa maksaa, ennen kuin maksamaton varaus peruuntuu automaattisesti. Kun varaus peruuntuu, sekä sinä että asiakas saatte siitä ilmoituksen.

Vaihtoehto	Milloin se sopii
30 minuutin maksuaika (oletus)	Useimmille. Asiakas maksaa heti varauksen yhteydessä, kuten verkkomaksuissa yleensä.
24 tunnin maksuaika	Kun lisäät varauksia usein itse, esimerkiksi puhelimessa sovittuja, ja asiakas saa maksulinkin sähköpostiinsa. Ei ole varmaa, että hän avaa linkin heti.
Ei automaattista peruutusta	Kun haluat itse päättää, mitkä maksamattomat varaukset perutaan.

Lisäätkö varauksia itse verkkomaksulla?

Jos lisäät varauksen itse ja valitset maksutavaksi verkkomaksun, asiakas saa maksulinkin sähköpostiinsa. Jos maksuajastin on 30 minuuttia ja asiakas avaa viestin vasta illalla, varaus on jo peruuntunut. Jos teet näin usein, valitse 24 tunnin maksuaika.

Visma Pay

Visma Payn käyttöönotossa on kaksi vaihetta: ensin Visma Pay -tili ja sitten tilin yhdistäminen varausjärjestelmään.

Jos sinulla ei vielä ole Visma Pay -tiliä

1. Valitse Asetukset → Maksutavat → Lisää maksutapa ja kohdasta Maksutapa vaihtoehto Visma pay.
2. Klikkaa ikkunan alaosasta Et vielä ole Visma Pay asiakas? Rekisteröi.
3. Kirjoita kenttään ALV numero ALV-numerosi. Se on Y-tunnuksesi ilman väliviivaa ja FI-alkuisena. Esimerkiksi Y-tunnuksesta 1234567-8 tulee FI12345678.
4. Klikkaa Tilaa Visma Pay. Siirryt Visman sivulle.
5. Täytä Visman lomake: henkilötietosi, yrityksesi tiedot ja esimerkiksi liikevaihto. Hyväksy Visman ehdot.

Varausjärjestelmän Lisää maksutapa -ikkunan voit sulkea sillä välin. Visma Payta ei voi tallentaa ennen kuin sinulla on avaimet, joten palaat siihen, kun Visma Pay -tilisi on valmis.

Pääset Visma Payn hallintapaneeliin heti, ja voit yhdistää tilin varausjärjestelmään saman tien. Rahat siirtyvät kuitenkin tilillesi vasta, kun Visma on hyväksynyt verkkosivustosi. Sitä varten:

1. Lisää verkkosivustollesi toimitusehdot ja Visma Payn maksutapabanneri, joka näyttää tarjoamasi maksutavat. Molemmat löytyvät Visma Payn materiaalipankista: sieltä saat bannerit eri kokoisina sekä esimerkkitoimitusehdot, joiden pohjalta voit kirjoittaa omasi. Bannerin voi myös linkittää suoraan Visman sivuilta, jolloin se pysyy aina ajan tasalla.
2. Ota yhteyttä Vismaan. Visma tarkistaa sivustosi käsin ja ottaa tilitykset käyttöön.

Hoidammeko sivustosi ylläpidon?

Jos sivustosi on ylläpitosopimuksen piirissä, voimme lisätä Visman toimitusehdot ja maksutapabannerin sivustollesi puolestasi.

Jos sinulla on jo Visma Pay -tili esimerkiksi aiemmasta käytöstä, voit käyttää sitä. Uutta tiliä ei tarvitse luoda.

Tilin yhdistäminen varausjärjestelmään

1. Kirjaudu Visma Payn hallintapaneeliin ja valitse ylävalikosta Alikauppiaat.
2. Avaa alikauppias. Niitä on yleensä valmiiksi yksi. Jos listaus on tyhjä, klikkaa Lisää uusi alikauppias ja anna sille nimi.
3. Kopioi kaksi avainta: Yksityinen salausavain ja Yksityinen rajapinta-avain.
4. Palaa varausjärjestelmään ja avaa Asetukset → Maksutavat → Lisää maksutapa → Visma pay.
5. Kirjoita Maksutavan nimi, esimerkiksi Visma Pay, ja liitä avaimet samannimisiin kenttiin.
6. Valitse Vahvista VismaPay varaukset automaattisesti ja Maksuajastin (katso yllä).
7. Klikkaa Hyväksy.

Mitä muuta Visman hallintapaneelista löytyy

Maksujen seuranta ja palautukset hoidetaan Visman omassa hallintapaneelissa. Jos joudut palauttamaan asiakkaalle rahaa, esimerkiksi peruutuksen vuoksi, teet sen kohdassa Hyvitykset — et tarvitse asiakkaan tilinumeroa. Tilitykset omalle tilillesi näet kohdasta Tilitykset.

Tämä on verkkomaksujen käytännön etu: maksujen seuranta ja palautukset eivät jää sinun kirjanpitosi varaan.

Stripe

Stripe on täysin erillinen palvelu, joten Stripe-tili luodaan suoraan Stripen sivuilla.

Jos sinulla ei vielä ole Stripe-tiliä, luo se osoitteessa stripe.com.

Salaisen avaimen hakeminen Stripestä

Stripen hallintapaneeli on englanninkielinen, joten alla on sekä englanninkieliset nimet että suomennokset.

1. Kirjaudu Stripen hallintapaneeliin ja valitse vasemmasta valikosta Developers (Kehittäjät).
2. Avaa kohta API keys (API-avaimet).
3. Näet kaksi avainta: Publishable key, joka alkaa yleensä pk_, ja Secret key, joka alkaa yleensä sk_live_. Tarvitset Secret key -avaimen.
4. Klikkaa Secret key -avaimen kohdalla Reveal live key (Näytä live-avain).
5. Kopioi avain klikkaamalla Copy (Kopioi).

Stripen yhdistäminen varausjärjestelmään

1. Avaa varausjärjestelmässä Asetukset → Maksutavat → Lisää maksutapa ja valitse Stripe.
2. Kirjoita Maksutavan nimi ja liitä avain kenttään Stripe secret key.
3. Valitse Vahvista varaukset automaattisesti ja Maksuajastin (katso yllä).
4. Klikkaa Hyväksy.

Käytä Secret key -avainta

Publishable key ei toimi tässä kentässä. Jos yhteys ei toimi, tarkista ensin, että liitit avaimen, joka alkaa sk_live_.

Tehdään se yhdessä

Jos avaimen löytäminen tuntuu hankalalta, helpointa on varata etäpalaveri: jaat näyttösi, ja haemme avaimen yhdessä.

Maksu paikan päällä

Maksu paikan päällä tarvitsee vain nimen.

Varausjärjestelmää ei ole yhdistetty kassajärjestelmiin tai maksupäätteisiin. Voit ottaa maksun vastaan millä tavalla tahansa: maksupäätteellä, kassajärjestelmällä tai käteisellä. Kerro asiakkaillesi etukäteen, mitkä maksutavat paikan päällä käyvät.

Kun asiakas on maksanut, merkitse varaus maksetuksi. Sen voi tehdä varauksen tiedoissa. Plus-versiossa nopein tapa on tehtävälista, jossa näet päivän saapumiset ja niiden maksutilanteen.

Vältä kirjanpidossa tuplamerkinnät

Jos kassajärjestelmäsi tai maksupäätteesi välittää myynnit kirjanpitoon, voit jättää Maksu paikan päällä -maksut pois myyntiraportista. Näin samat maksut eivät päädy kirjanpitoon kahteen kertaan.

Maksuwidgetin asetukset

Välilehden alaosassa on kohta Maksuwidgetin asetukset. Sitä tarvitaan, jos käytät Visma Payta tai Stripeä. Ohjeet ovat sivulla Maksuwidget ja kiitos-sivu.