Hallintapaneeli

Hallintapaneeli on järjestelmän etusivu. Siinä on kaksi näkymää, joiden välillä vaihdat oikean yläkulman kuvakkeista:

• Kalenterinäkymä on käytettävissä kaikissa versioissa.
• Ruudukkonäkymä kuuluu Plus-versioon, ja hotellien hallinta edellyttää sitä.

Valittuna oleva näkymä näkyy harmaana ja toinen sinisenä.

Tämä sivu on käytössä, kun tili on valmis

Hallintapaneeli on ensimmäinen näkymä, jonka näet kirjautuessasi, mutta se tulee tarpeeseen vasta kun kohteesi ja asetuksesi ovat kunnossa: tyhjällä tilillä ei ole mitään näytettävää. Jos olet vasta aloittamassa, katso ensin Tilin luominen ja Asetukset: Yleiset.

Tilannekatsaus

Sivun yläreunassa on neljä värillistä ruutua, jotka kertovat, mitä juuri nyt pitäisi huomata. Ne ovat oletuksena piilossa — avaa ne nuolesta.

Ruutu	Mitä se näyttää
Käsittelyssä	Varaukset, joita ei ole vielä vahvistettu.
Varattu tänään	Kuinka moni kohteistasi on tänään varattu ja käyttöaste prosentteina. Luku sisältää sekä mökit että hotellihuoneet.
Eräpäivä lähestyy	Varaukset, joiden laskun eräpäivä on tulossa.
Erääntyneet	Varaukset, joiden eräpäivä on mennyt eikä maksua ole merkitty.

Katso-linkki vie varauslistalle valmiiksi suodatettuna. Katso Varaukset.

Kalenterinäkymä

Kalenterinäkymässä näet kohteesi riveittäin ja päivät sarakkeina. Punainen tarkoittaa varausta ja harmaa lukittua kautta.

Näkymä on tarkoitettu tilanteen silmäilyyn ja varauksen lisäämiseen:

• Uuden varauksen lisääminen: klikkaa saapumispäivää ja sen jälkeen lähtöpäivää. Alareunaan avautuu ikkuna, jossa annat henkilömäärän ja näet hinnan. Varaa vie varauslomakkeelle.
• Varausta ei voi avata kalenterista. Jos haluat muuttaa varausta, hae se varauslistalta. Alkamispäivän näet kalenterista, joten haku sillä on nopein tapa.
• Lukittuja kausia ei voi lisätä tästä näkymästä, vaan ne tehdään kohteen hinnoissa. Katso Lukitut kaudet.

Hotellihuoneet eivät näy kalenterinäkymässä lainkaan, koska hotellit edellyttävät aina Plus-versiota ja ruudukkonäkymää.

Ruudukkonäkymä Plus

Ruudukkonäkymässä hoidat kaiken samasta paikasta: varaukset, lukitut kaudet, siivoustilanteen ja huoneiden vaihdot. Se on tarkoitettu päivittäiseen työhön ja erityisesti vastaanottoon.

Näkymässä ovat ensin mökit ja huvilat ja sen jälkeen hotellit. Hotellit on jaoteltu huonetyypeittäin, ja hotellin nimi on suluissa huonetyypin perässä. Jokaisen huonetyypin alla ovat sen huoneet.

Milloin ruudukkonäkymä kannattaa

Hotellille se on pakollinen. Mökkien kanssa hyöty alkaa näkyä noin neljästä kohteesta ylöspäin, varsinkin jos teet varaukset itse.

Värit ja merkinnät

Oikean yläkulman kysymysmerkistä avautuu selite. Varauspalkissa on kolme tietoa:

• Pohjaväri ilmaisee varauksen tilan.
• Alleviivaus ilmaisee maksun tilan.
• Kellokuvake kertoo, että saapumis- tai lähtöaikaa on siirretty.

Väri	Varauksen tila
Oranssi	Käsittelyssä
Sininen	Odottaa maksua
Vihreä	Vahvistettu
Harmaa	Lukittu kausi

Alleviivauksen värit: oranssi tarkoittaa, että maksu on suoritettu, ja punainen, että eräpäivä lähestyy. Käsittelyssä olevalla varauksella ei ole alleviivausta, koska maksutilannetta ei vielä ole.

Varauksen tiedot

Vie hiiri varauksen päälle, niin näet saapumis- ja lähtöajat, tilan, maksetun summan ja kokonaissumman, maksutavan ja asiakkaan nimen.

Klikkaamalla varausta avaat saman tiedot sivupaneeliin, jossa on lisäksi varausnumero ja yhteystiedot. Sivupaneeli on tapa käyttää ruudukkoa puhelimella, jossa hiiren vieminen päälle ei onnistu.

Paneelin kuvakkeista voit siirtyä muokkaamaan varausta, lisätä siihen merkkejä tai poistaa varauksen.

Varausta ei voi raahata päivästä toiseen. Päivien muuttaminen tehdään varausta muokkaamalla. Huoneesta toiseen varauksen voi siirtää, katso alla.

Merkit

Merkit ovat värillisiä tunnisteita, joilla varauksen erottaa ruudukosta yhdellä silmäyksellä — esimerkiksi Lapsi mukana tai Myöhäinen saapuminen.

Merkkejä voi olla kuusi, ja ne luodaan kerran. Sen jälkeen merkin lisääminen varaukselle on yksi klikkaus, ja saman varauksen voi merkitä useammalla merkillä. Merkki poistetaan samasta paikasta.

Uusi varaus ruudukosta

1. Klikkaa saapumispäivää ja sen jälkeen lähtöpäivää. Riviä ei tarvitse raahata.
2. Oikealle avautuu Varaus-välilehti.
3. Valitse tarvittaessa Muu majoitus, jos samaan varaukseen tulee useampi huone tai kohde. Voit valita myös kaikki kerralla.
4. Hotellivarauksessa valitse, kuuluuko aamiainen hintaan ja otetaanko peruutusturva.
5. Anna aikuisten määrä ja tarvittaessa Lisää lapsi. Hintaa voi muuttaa.
6. Klikkaa Lisää varaus, niin siirryt varauslomakkeelle täyttämään asiakkaan tiedot.

Tutun asiakkaan tiedot täyttyvät itse

Kun alat kirjoittaa asiakkaan nimeä tai sähköpostiosoitetta, järjestelmä ehdottaa asiakasrekisterissä olevia asiakkaita. Valitsemalla ehdotuksen saat yhteystiedot ja asiakkaan kieliasetuksen valmiiksi.

Useamman huoneen varauksessa henkilöt jaetaan huoneisiin tasan. Tarkista jako varauslomakkeella.

Lukitut kaudet

Valitse päivät samalla tavalla ja siirry paneelin Lukittu kausi -välilehdelle.

1. Tarkista päivämäärät. Niitä voi muuttaa kynäkuvakkeesta.
2. Valitse Muu majoitus -valikosta muut kohteet, jotka suljetaan samaksi ajaksi.
3. Anna Kauden nimi, esimerkiksi Remontti.
4. Klikkaa Lisää.

Tämä on nopein tapa sulkea useita kohteita kerralla, ja hotellihuoneet voi lukita vain täällä.

Pidennä automaattisesti -kytkin tulee näkyviin vasta, kun päätöspäiväksi on valittu viimeinen mahdollinen päivä. Silloin kausi jatkuu itsestään eteenpäin. Katso Lukitut kaudet.

Lukittua kautta ei voi muokata, mutta sen voi katkaista

Tallennettua kautta ei voi muuttaa. Voit poistaa sen roskakorikuvakkeesta tai avata siitä yksittäisiä päiviä saksikuvakkeella: valitse päivät, jotka avataan, niin kausi jakautuu kahteen osaan. Tämä onnistuu vain ruudukkonäkymässä.

Siivoustilanne

Kun kohde odottaa siivousta, ruudukossa näkyy punainen merkintä. Merkintä poistuu, kun siivous on kuitattu tehdyksi kohdassa Siivous.

Siivoukset eivät synny takautuvasti

Siivoustehtävä syntyy vain varauksille, jotka on tehty sen jälkeen, kun kohde on lisätty siivouksen piiriin — ja vasta kun varaus on vahvistettu. Vanhoille varauksille tehtäviä ei luoda jälkikäteen. Lisää siis kohteet siivoukseen heti, vaikka et vielä käyttäisi siivouslistaa. Jätä ulkopuolelle vain kohteet, joita ei tarvitse seurata lainkaan.

Huoneen vaihtaminen Hotellit

Jos asiakas pitää siirtää toiseen huoneeseen, klikkaa varausta ja valitse paneelista nuolikuvake. Ruudukossa näkyvät vihreinä ne huoneet, joihin varaus mahtuu. Klikkaa haluamaasi, niin varaus siirtyy. Hinta ei muutu.

Tämä toimii vain hotellihuoneilla, ja huone voi olla mitä tahansa tyyppiä. Päivät pysyvät samoina.

Siirto ei muuta hintaa eikä laskua, koska varaukseen ei tallenneta muutoksia. Hinta muuttuu vasta, jos avaat varauksen muokattavaksi ja tallennat siihen muutoksia.

Työkalupalkki

Ruudukon vasemmassa yläkulmassa on kolme kuvaketta.

Kuvake	Mitä se tekee
Nuolet ylös ja alas	Järjestä kohteet haluamaasi järjestykseen. Klikkaa kuvaketta uudelleen, kun olet valmis. Hotellit tulevat aina mökkien jälkeen.
Raportti	Lataa päivän raportin Excel-tiedostona.
Haitarinäkymä	Tiivistää hotellihuoneet huonetyyppien taakse.

Päivän raportti sisältää varausnumeron, tilan, asiakkaan nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron, varatun palvelun, varausjakson, määrän, henkilömäärän, ruokailutiedon ja hinnan. Se on tehty vastaanoton aamurutiiniksi: hotellit tulostavat siitä päivän saapujat ja aamiaisten määrän. Koska tiedosto on Excel, siihen voi lisätä tietoja käsin, esimerkiksi ryhmävarauksen matkustajien nimet.

Haitarinäkymä on tarkoitettu isoille hotelleille: huonerivien sijaan näet huonetyypin ja sen vapaan kapasiteetin päivittäin. Klikkaamalla riviä avaat sen huoneet. Kerrallaan voi olla auki yksi huonetyyppi. Mökkeihin näkymä ei vaikuta.

Selain muistaa haitarinäkymän

Haitarinäkymä pysyy päällä myös seuraavalla kirjautumiskerralla. Jos varaukset näyttävät kadonneen ruudukosta, tarkista ensin, onko haitarinäkymä päällä.

Ajanjakso ja haku

Ruudukko näyttää noin puolitoista kuukautta kerrallaan. Rajaus on tarkoituksellinen: näkymä on järjestelmän raskain, ja pidempi jakso hidastaisi sen latautumista.

Siirry eteenpäin Ensimmäinen kuukausi -kentästä, josta voit valita minkä tahansa kuukauden kahden vuoden päähän. Kahta vuotta pidemmälle ei pääse, koska kalenteri on auki varauksille juuri sen verran.

Hae-kentällä löydät asiakkaan nimellä tai sähköpostiosoitteella. Ruudukko näyttää, montako osumaa löytyi, ja korostaa asiakkaan varaukset. Tämä on vastaanotossa nopein tapa löytää soittavan asiakkaan varaus.

Hinnat-välilehti Hotellit

Ruudukon Hinnat-välilehdellä näet hotellihuoneiden hinnat päivä kerrallaan. Mökit eivät näy tällä välilehdellä, koska niiden hinnat hoidetaan kohteen omissa hinnoissa.

Jokaisesta huonetyypistä on oma rivinsä kutakin hintavaihtoehtoa ja henkilömäärää kohden:

• Perushinta
• Hinta aamiaisella
• Hinta peruutusturvalla
• Hinta peruutusturvalla ja aamiaisella

Vinoviivoitettu rivi tarkoittaa, ettei kyseistä hintavaihtoehtoa ole otettu käyttöön. Perushinta on aina olemassa, sillä ilman sitä huonetyyppiä ei voi myydä. Riveillä näkyvät aikuisten hinnat; lasten hinnat asetetaan hintaikkunassa.

Tämä on hotellin tapa tarkistaa hinnat

Mökkien hinnat voi tarkistaa upotetusta kalenterista asiakkaan näkökulmasta, mutta hotellihaku vaatii WordPress-lisäosan, joten samaa testiä ei voi tehdä. Hinnat-välilehti on siksi paras tapa varmistaa, että hinnat ovat kunnossa — ja ennen kaikkea, ettei missään ole nollia. Sama näkymä kertoo myös, mitä hintoja kanavahallinta välittää eteenpäin.

Hinnan muuttaminen ruudukosta

Yksittäisen jakson hinnan voi asettaa suoraan tästä näkymästä ilman, että siirryt huonetyypin asetuksiin. Käytännössä syntyy uusi hintakausi.

1. Klikkaa jakson ensimmäistä ja viimeistä päivää. Valinta koskee koko huonetyyppiä.
2. Oikealle avautuu hintaikkuna, jossa asetat Minimi yömäärän, ennakkovarausajan sekä hinnat henkilömäärittäin arkipäiville ja viikonlopuille.
3. Aseta tarvittaessa lasten hinnat ikäryhmittäin sekä aamiaisen hinta.
4. Tallenna.

Näin tehty hintakausi näkyy sen jälkeen myös kohdassa Huoneet → huonetyyppi → Hinnat aivan kuten sieltä luotu kausi. Katso Hotellit: Hinnat.

Ruudukossa viikonloput erottuvat vaaleanpunaisina sarakkeina.