Asetukset: Yleiset
Asetukset on ensimmäinen kohta, joka kannattaa käydä läpi uuden tilin kanssa. Täällä päätät, laskuttaako järjestelmä asiakkaitasi, peritäänkö ennakkomaksu ja kuinka myöhään varauksen voi tehdä. Yleiset asetukset koskevat kaikkia kalentereitasi.
Kaikkia asetuksia voi muuttaa milloin tahansa.
Mistä asetukset löytyvät
Osio nimeltä “Mistä asetukset löytyvät”Valitse sivuvalikosta Asetukset. Sivun vasemmassa reunassa, otsikon Osiot alla, on kolme välilehteä:
- Yleiset, jota tämä sivu käsittelee
- Maksutavat
- Varauslomake
Yleiset asetukset lyhyesti
Osio nimeltä “Yleiset asetukset lyhyesti”| Asetus | Oletus | Koskee | Mitä se tekee |
|---|---|---|---|
| Lähetä laskut varauksista | Päällä | Kaikkia | Järjestelmä luo ja lähettää laskut varauksista. |
| Salli automaattiset maksumuistutukset | Päällä | Kaikkia | Asiakas saa muistutuksen ennen eräpäivää, jos varaus on maksamatta. |
| Ota matkustajailmoitukset käyttöön Plus | Pois | Kaikkia | Matkustajailmoitukset täytetään verkossa. |
| Ennakkomaksu peritään kun varaus on tehty kuinka monta päivää ennen saapumista | 60 | Kaikkia | Milloin varaus jaetaan ennakkomaksuun ja loppumaksuun. |
| Maksuaika | 7 | Kaikkia | Montako päivää asiakkaalla on aikaa maksaa lasku. |
| Ennakkomaksuprosentti | 30 | Kaikkia | Kuinka suuri osa kokonaissummasta on ennakkomaksua. |
| Varaus on tehtävä kuinka monta päivää ennen saapumista | 0 | Majoitusta | Kuinka myöhään varauksen voi tehdä. |
| Saman päivän varaus klo asti | Tyhjä | Majoitusta | Mihin kellonaikaan asti saman päivän varauksia otetaan vastaan. |
| Seuraava laskunumero | 1 | Kaikkia | Mistä numerosta laskujen numerointi jatkuu. |
| Lasten ikäryhmät (vuosina) | 0–12 ja 12–16 | Vain hotelleja | Lasten hintaryhmät. |
Koskee-sarake kertoo, mihin asetus vaikuttaa: Kaikkia tarkoittaa sekä majoitusta että aktiviteetteja, Majoitusta mökkejä, huviloita ja hotelleja, ja Vain hotelleja pelkkiä hotelleja.
Alla jokainen asetus tarkemmin.
Lähetä laskut varauksista
Osio nimeltä “Lähetä laskut varauksista”Kun asetus on päällä, järjestelmä luo varauksista laskut ja lähettää ne asiakkaillesi.
Jos haluat jatkaa oman laskutus- tai kirjanpito-ohjelmasi käyttöä, kytke asetus pois päältä. Silloin järjestelmä ei luo eikä lähetä laskuja, vaan laskutus on kokonaan sinun hoidettavanasi.
Salli automaattiset maksumuistutukset
Osio nimeltä “Salli automaattiset maksumuistutukset”Kun asetus on päällä, asiakas saa kolme päivää ennen eräpäivää muistutuksen, jos varaus on vielä maksamatta. Muistutus on hyödyllinen erityisesti verkkomaksuissa.
Voit lähettää muistutuksen myös itse. Tämä asetus koskee vain automaattisia muistutuksia.
Muistutuksen voi lähettää myös itse: avaa varaus ja klikkaa laskujen alta Lähetä maksumuistutus.
Ota matkustajailmoitukset käyttöön Plus
Osio nimeltä “Ota matkustajailmoitukset käyttöön ”Majoitusliikkeiltä edellytetään asiakkaista matkustajailmoituksia, ja erityisesti hotelleissa niitä kertyy päivittäin. Kun tämä asetus on päällä, ilmoitukset hoituvat verkossa paperilomakkeiden sijaan.
Järjestelmä täyttää ilmoitukseen valmiiksi ne tiedot, jotka asiakas on jo antanut varausta tehdessään, kuten nimen ja sähköpostiosoitteen. Valmis ilmoitus tallentuu järjestelmään PDF-tiedostona.
Matkustajailmoitukset kuuluvat Plus-versioon. Päivitys Plus-versioon tehdään suoraan varausjärjestelmässä.
Korttien täyttäminen, perheenjäsenten lisääminen ja tulostaminen on kuvattu sivulla Matkustajailmoitukset.
Ennakkomaksu ja maksuaika
Osio nimeltä “Ennakkomaksu ja maksuaika”Nämä kolme asetusta toimivat yhdessä, ja ne kannattaa lukea kokonaisuutena:
| Asetus | Merkitys |
|---|---|
| Ennakkomaksu peritään kun varaus on tehty kuinka monta päivää ennen saapumista | Jos varaus tehdään vähintään näin monta päivää ennen saapumista, asiakas maksaa kaksi erää: ennakkomaksun ja loppumaksun. Jos varaus tehdään myöhemmin, asiakas maksaa koko summan kerralla. |
| Maksuaika | Montako päivää asiakkaalla on aikaa maksaa lasku. |
| Ennakkomaksuprosentti | Kuinka monta prosenttia kokonaissummasta ennakkomaksu on. |
Esimerkki oletusasetuksilla
Osio nimeltä “Esimerkki oletusasetuksilla”Oletusasetukset ovat 60 päivää, maksuaika 7 päivää ja ennakkomaksu 30 %.
| Kun varaus tehdään | Mitä asiakas maksaa |
|---|---|
| Puoli vuotta ennen saapumista | Kaksi erää. Ennakkomaksu (30 % kokonaissummasta) laskutetaan heti, ja sillä on 7 päivää maksuaikaa. Loppu maksetaan myöhemmin. |
| Kolme viikkoa ennen saapumista | Yksi erä. Koko summa laskutetaan heti, ja sillä on 7 päivää maksuaikaa. |
| Kolme päivää ennen saapumista | Yksi erä. Koko summa on maksettava ennen saapumista, vaikka maksuaika olisi pidempi. |
Milloin loppulasku erääntyy
Osio nimeltä “Milloin loppulasku erääntyy”Jos varaus on tehty riittävän aikaisin, siitä syntyy kaksi laskua. Loppulaskun eräpäivä lasketaan siitä rajasta, jonka olet asettanut maksun jakamiselle, vähennettynä maksuajalla.
Jos esimerkiksi maksu jaetaan, kun varaus tehdään vähintään 30 päivää ennen saapumista, ja maksuaika on 7 päivää, loppulasku erääntyy 23 päivää ennen saapumista.
Jos varausta ei jaeta kahteen laskuun, eräpäivä on varauspäivä plus maksuaika.
Kun et halua periä ennakkomaksua
Osio nimeltä “Kun et halua periä ennakkomaksua”Jos haluat aina periä koko summan kerralla, kirjoita 0 sekä kenttään Ennakkomaksu peritään kun varaus on tehty kuinka monta päivää ennen saapumista että kenttään Ennakkomaksuprosentti. Silloin koko summa laskutetaan heti, ja Maksuaika määrää, montako päivää asiakkaalla on aikaa maksaa.
Mitä maksutapa vaikuttaa
Osio nimeltä “Mitä maksutapa vaikuttaa”- Lasku ja verkkomaksu: ennakkomaksu ja maksuaika toimivat yllä kuvatulla tavalla.
- Maksu paikan päällä: koko summa maksetaan saapuessa. Maksua ei jaeta eriin.
Verkkomaksussa on lisäksi kaksi eroa:
- Maksun on tapahduttava heti. Verkkomaksussa on maksuajastin: 30 minuuttia, 24 tuntia tai ei automaattista peruutusta. Jos maksua ei tehdä ajastimen aikana, varaus peruuntuu automaattisesti, ja sekä sinä että asiakas saatte siitä ilmoituksen. Ajastin valitaan maksutavan asetuksissa, katso Asetukset: Maksutavat.
- Asiakas voi halutessaan maksaa molemmat erät kerralla. Jako eriin on vaihtoehto, ei pakko.
Viimeinen varausaika
Osio nimeltä “Viimeinen varausaika”Näillä kahdella asetuksella määrität, kuinka myöhään varauksen voi tehdä.
Varaus on tehtävä kuinka monta päivää ennen saapumista kertoo, montako päivää ennen saapumista varaus on viimeistään tehtävä. Kun arvo on 0, varauksen voi tehdä vielä saapumispäivänä.
Saman päivän varaus klo asti toimii, kun edellinen arvo on 0. Siihen voit kirjoittaa kellonajan, johon asti saman päivän varauksia otetaan vastaan. Jos kenttä on tyhjä, saman päivän varauksen voi tehdä mihin aikaan tahansa.
Kellonajan voit valita valikosta tai kirjoittaa itse: kun alat kirjoittaa, valikko hyppää oikeaan kohtaan. Käytä 24 tunnin kelloa — jos kirjoitat muodossa 15.00, järjestelmä korjaa sen automaattisesti muotoon 15:00.
Seuraava laskunumero
Osio nimeltä “Seuraava laskunumero”Järjestelmä numeroi laskut juoksevasti. Jos siirryt WebiaBookingiin toisesta laskutus- tai kirjanpito-ohjelmasta, voit kirjoittaa tähän numeron, josta numerointi jatkuu. Näin laskujesi numerosarja ei katkea.
Jos numerolla ei ole sinulle merkitystä, voit jättää oletusarvon.
Lasten ikäryhmät (vuosina)
Osio nimeltä “Lasten ikäryhmät (vuosina)”Tämä asetus koskee vain hotelleja eli Huoneet-kalenteria. Jos sinulla ei ole hotellia, voit ohittaa sen.
Hotellikalenterissa aikuisille ja lapsille voi asettaa eri hinnat. Ikäryhmillä määrität, minkä ikäiset lapset kuuluvat mihinkin hintaryhmään. Kaikki ryhmiä vanhemmat asiakkaat lasketaan aikuisiksi.
- Ikärajoja muutetaan liukusäätimellä.
- Uusi ryhmä lisätään painikkeella Lisää.
- Ryhmä poistetaan sen vieressä olevasta punaisesta rastista.
Voit esimerkiksi tehdä kaksi ryhmää: 0–1-vuotiaat, jotka majoittuvat maksutta, ja 1–7-vuotiaat, jotka saavat 50 %:n alennuksen. Itse hinnat asetetaan hotellikalenterissa.
Ikäryhmien hinnat asetetaan hotellin huonetyypin hinnoissa: jokaiselle ikäryhmälle on oma kenttänsä, johon annat vuorokausihinnan. Katso Hotellit: Hinnat.