Varaukset

Varauksia syntyy kolmella tavalla:

Asiakas varaa itse verkkosivustoltasi, kumppanin sivustolta tai myyntikanavasta.
Sinä lisäät varauksen kalenterinäkymässä kohdassa Hallintapaneeli.
Sinä lisäät varauksen varauslistalta painikkeella Uusi varaus.

Tämä ohje käsittelee kolmatta tapaa ja ennen kaikkea sitä, mitä varaukselle tehdään sen jälkeen. Se osuus on sama riippumatta siitä, miten varaus on syntynyt.

Varaukset löytyvät sivuvalikosta: Kaikki varaukset sisältää kaiken, ja Majoitukset → Varaukset vain majoitusvaraukset. Elämyksillä on oma listansa kohdassa Elämykset → Varaukset.

Varauslista ja haku

Listan yläreunassa ovat hakukentät. Haku käynnistyy painikkeesta Etsi.

Kenttä	Mitä sillä rajataan
Tila	Kaikki, Käsittelyssä, Odottaa maksua, Vahvistettu tai Peruttu.
Lähde	Mistä varaus on tullut, katso taulukko alla.
Varausnumero	Varauksen numero kokonaisena. Myös järjestelmän luoman laskun viitenumero käy.
Sähköposti sisältää	Osa sähköpostiosoitteesta riittää.
Asiakkaan nimi	Etunimi, sukunimi tai molemmat.
Alkamispäivä	Varauksen alkamispäivä.

Lisäksi kolme valintaa, jotka toimivat omina suodattiminaan:

Eräpäivä lähestyy — varaukset, joiden laskun eräpäivä on tulossa.
Erääntyneet — varaukset, joiden eräpäivä on mennyt eikä maksua ole merkitty.
Piilota vanhentuneet — jättää menneet varaukset pois, jolloin näet vain tulevat.

Hakua ei nollata erillisellä painikkeella: tyhjennä kenttä ja paina Etsi uudelleen, tai klikkaa Varaukset sivuvalikosta.

Mitä Lähde kertoo

Lähde	Mitä se tarkoittaa
Tuntematon	Lähdettä ei voida jäljittää. Yleensä varaus on tullut sivustolta, joka ei käytä Hakemistoa, esimerkiksi kumppanin sivustolta, johon kalenterisi on upotettu. Ei virhe.
Järjestelmänvalvoja	Webian tuki on lisännyt varauksen puolestasi.
Omistaja	Olet lisännyt varauksen itse.
Agentti	Varaus on tullut välittäjän kautta.
Nettisivu	Varaus on tullut verkkosivustolta.
Hakemisto	Varaus on tullut Hakemiston kautta, joka tunnistetaan API-avaimesta.
Ulkopuolinen kanava	Varaus on tullut ulkopuolisesta kalenterista tai myyntikanavasta.
Linkitetty saatavuus	Ei oikea varaus, vaan toisessa kalenterissa oleva varaus, joka sulkee tämän kalenterin. Katso alla.

Uuden varauksen luominen

Klikkaa Uusi varaus. Lomake on sama mökeille, huviloille ja hotellihuoneille.

Palvelu: valitse kohde Majoitus-valikosta. Vasta tämän jälkeen näet, mitä lisäpalveluita kohteelle on saatavilla.
Varausjakso: valitse päivät kalenterista. Varatut ja lukitut päivät näkyvät varattuina.
Henkilömäärä: oletuksena kaksi.
Lisäpalvelut: valitse asiakkaan haluamat. Hinnan ja määrän voi muuttaa varauskohtaisesti.
Alennus: anna euroina tai prosentteina kytkimellä. Alennus näkyy asiakkaan laskulla.
Maksutapa: valitse maksutapa.
Yhteystiedot: täytä asiakkaan tiedot. Sähköposti ja Asiakkaan nimi ovat pakollisia.
Klikkaa Luo uusi.

Hinta lasketaan automaattisesti, kun päivät on valittu, ja Yhteensä päivittyy lisäpalvelujen ja alennuksen mukaan. Majoituksen hinta -kenttää voi myös muuttaa käsin.

Useampi kohde samaan varaukseen

Sinisestä plusmerkistä lisäät varaukseen toisen kohteen. Tämä on hyödyllistä ryhmille ja yritystapahtumille, jotka varaavat useita mökkejä kerralla.

Asiakas ei voi itse varata useaa mökkiä samaan varaukseen, koska jokaisella mökillä on oma kalenterinsa. Omistajana voit.
Samaan varaukseen voi yhdistää sekä mökin että hotellihuoneen.
Saman kohteen voi lisätä kahdesti eri ajankohdille.
Päivämäärät eivät kopioidu uudelle riville, koska jaksot ovat usein eri. Valitse päivät jokaiselle erikseen.
Rivin poistat roskakorikuvakkeesta.
Yhteen varaukseen mahtuu enintään 30 kohdetta. Kun raja täyttyy, plusmerkki katoaa.

Älä lähetä laskuja tai tiedotuksia

Lomakkeen valinta Älä lähetä laskuja tai tiedotuksia estää kaikki asiakkaalle lähtevät viestit: varausvahvistuksen, laskut, muistutukset ja palautepyynnön.

Käytä sitä, kun siirrät vanhoja varauksia toisesta järjestelmästä, kirjaat oman käyttösi tai olet sopinut asiakkaan kanssa asiat jo muuta kautta.

Asiakkaan tiedot

Täytä oikeat tiedot: niitä käytetään vahvistuksissa, laskuissa ja muissa viesteissä sähköpostipohjiesi mukaan.

Asiakkaalle lähtevien viestien kieli ratkaisee, mitä sähköpostipohjaa asiakkaalle käytetään. Jos asiakas asioi englanniksi, valitse Englanti, niin kaikki automaattiset viestit lähtevät englanniksi. Omat kappaleesi, kuten laskut kirjanpitoa varten, pysyvät järjestelmän kielellä.

Markkinointilupaa et voi antaa asiakkaan puolesta. Sen voi antaa vain asiakas itse varauslomakkeella. Katso Asetukset: Varauslomake.

Varaus on luotu — mitä seuraavaksi

Varaus avautuu omalle sivulleen. Ylhäällä näet Tilan ja Lähteen, ja oikealla painikkeet viesteille, muokkaukselle, hyväksymiselle ja perumiselle.

Kun maksutapana on tilisiirto tai maksu paikan päällä, varaus jää tilaan Käsittelyssä. Verkkomaksulla varaus vahvistuu itsestään, kun asiakas on maksanut.

Asiakkaalle on tässä vaiheessa lähtenyt varausvahvistus, ellet estänyt viestejä. Useamman kohteen varauksesta lähtee oma pohjansa. Katso Järjestelmän sähköpostit.

Lähetetyt viestit

Kirjekuorikuvakkeesta avautuu Lähetetyt viestit: mitä on lähetetty ja milloin. Viestin voi lähettää uudelleen kuvakkeesta — kätevää, jos olet muuttanut varausta ja haluat asiakkaalle ajantasaisen vahvistuksen, sillä muutoksista ei lähde automaattisesti uutta viestiä.

Lähetä manuaalisesti on tarkoitettu varauksille, jotka ovat tulleet myyntikanavasta ilman asiakkaan oikeaa sähköpostiosoitetta. Jos saat osoitteen asiakkaalta, voit lähettää viestin siihen.

Muutokset ennen laskutusta

Niin kauan kuin laskua ei ole lähetetty, voit muokata varausta vapaasti. Hinnat ja lisäpalvelut päivittyvät tallennuksen yhteydessä.

Laskutus ja maksut

Kun maksutapana on tilisiirto, lasku lähetetään painikkeella Lähetä lasku.

Laskut-taulukossa näkyy kunkin laskun numero, Eräpäivä, summa ja tila. Eräpäivät tulevat asetuksistasi: ensimmäinen lasketaan varauspäivästä Maksuaika-asetuksen mukaan ja jälkimmäinen ennakkomaksuasetuksen mukaan ennen saapumista. Eräpäivää voi muuttaa kynäkuvakkeesta. Katso Asetukset: Yleiset.

Laskutuksen jälkeen:

Varauksen tila on Odottaa maksua.
Varausta ei enää muokata suoraan, vaan kynäkuvakkeesta. Järjestelmä varoittaa: Jos muokkaat tätä varausta, järjestelmä päivittää siihen liittyvät laskut.
Maksu-sarakkeesta merkitset laskun maksetuksi. Merkintä tallentuu heti, eikä varausta tarvitse erikseen tallentaa.
Lähetä maksumuistutus lähettää muistutuksen erääntyneestä laskusta.

Varauksen vahvistaminen

Kun ensimmäinen maksu on merkitty, klikkaa Hyväksy. Varaus siirtyy tilaan Vahvistettu, ja asiakas saa vahvistuksen mukana sovitut viestit, kuten saapumisohjeet ja palautepyynnön.

Loppuosan maksu merkitään samalla tavalla, kun se on tullut tilille.

Varauksen peruminen tehdään painikkeella Peruuta.

Varauksen tilat

Tila	Mitä se tarkoittaa
Käsittelyssä	Varaus on luotu, laskua ei ole lähetetty. Muutokset onnistuvat vapaasti.
Odottaa maksua	Lasku on lähetetty, maksua ei ole merkitty.
Vahvistettu	Maksu on merkitty ja varaus on hyväksytty.
Peruttu	Varaus on peruttu.