Kanavahallinta

Kanavahallinta yhdistää varausjärjestelmäsi myyntikanaviin, kuten Booking.comiin ja Airbnb:hen. Se välittää saatavuutesi ja hintasi kanaviin ja tuo niistä tulevat varaukset kalenteriisi, jolloin sama huone tai mökki ei voi mennä kahteen kertaan myydyksi.

Samalla se muuttaa työnjakoa: WebiaBooking on käyttöönoton jälkeen pääjärjestelmäsi, ja myyntikanavat saavat hinnat ja saatavuuden siltä. Hintoja ei enää ylläpidetä myyntikanavan omassa hallinnassa.

Kanavahallinta on viimeinen vaihe

Ota kanavahallinta käyttöön vasta, kun kaikki muu on valmista:

1. Tili on luotu ja asetukset on tehty.
2. Kaikki kohteet, huonetyypit ja huoneet on lisätty.
3. Hinnat on asetettu ja tarkistettu.
4. Olet tehnyt testivarauksen ja tiedät, miten varaukset käsitellään.

Syy on yksinkertainen: kun yhteys on aktiivinen, kapasiteettia ei voi enää muuttaa. Huoneita ei voi lisätä eikä poistaa, ainoastaan nimetä uudelleen. Muutos edellyttäisi koko kanavahallinnan purkamista ja uudelleen käyttöönottoa, mikä sotkee myös laskutuksen.

Hinta ja laskutus

Kanavahallinta on maksullinen lisäpalvelu, joka toimii sekä Basic- että Plus-version kanssa. Hinta määräytyy sen mukaan, minkä tyyppisiä kohteita liität ja kuinka monta: hotelleilla ja mökeillä on oma hinnoittelunsa. Ajantasaiset hinnat näet tilausta tehdessäsi.

Laskutusjakso on aina kuukausi

Kanavahallinta ei sisälly maksuttomaan kokeilujaksoon, eikä sitä voi kokeilla muutamaksi päiväksi: laskutusjakso on kuukausi, vaikka pitäisit palvelun käytössä vain päivän. Tämä johtuu siitä, että kanavayhteys ostetaan kolmannelta osapuolelta, joka laskuttaa meiltä saman kuukauden riippumatta käytöstä.

Käyttöönotto

1. Lisää kanavahallinta tilaukseesi

1. Avaa Profiili → Tilaus.
2. Valitse kanavahallinta.
3. Valitse kohteet, joissa kanavahallintaa käytetään. Hinta päivittyy valintojesi mukaan.
4. Maksa palvelu. Siitä tulee oma laskunsa Plus-tilauksen lisäksi.

2. Ota kanavahallinta käyttöön kohteelle

Avaa kohde ja siirry välilehdelle Integraatio → Kanavahallinta. Klikkaa Ota käyttöön.

• Mökeissä ja huviloissa tämä tehdään jokaiselle kohteelle erikseen, koska jokaisella on myyntikanavassa oma tunnisteensa.
• Hotelleissa yhteys tehdään kerran hotellia kohti. Avaa mikä tahansa hotellin huone, ja asetukset koskevat kaikkia saman hotellin huoneita. Muihin hotelleihin ne eivät vaikuta.

Hotellikalenterissa Integraatio vie suoraan kanavahallintaan, koska hotellilla ei ole upotuskoodia eikä iCal-synkronointia.

3. Luo yhteys myyntikanavaan

Kanavahallinnan näkymä on englanninkielinen, koska yhteydet muodostetaan kolmannen osapuolen palvelun kautta. Ensimmäisellä kerralla se ilmoittaa, ettei yhteyksiä löytynyt.

1. Klikkaa Create.
2. Valitse kanava. Valittavina ovat Airbnb, Booking.com, Expedia ja Vrbo.
3. Anna yhteydelle nimi. Nimi on vain sinua varten, jotta tunnistat yhteyden listalta.
4. Täytä kanavan vaatimat tiedot. Booking.comilla tämä on hotellitunnus (hotel ID).
5. Testaa yhteys.

Osa vaiheista tehdään myyntikanavan omassa hallinnassa. Kanavakohtaiset ohjeet ovat alempana tällä sivulla.

Valmiit yhteydet näkyvät listassa, jossa on yhteyden nimi, kanava ja tila. Actions-valikosta yhteys aktivoidaan (Activate) ja poistetaan käytöstä (Deactivate).

Ota yhteyttä, jos tarvitset apua tai jos haluaisit yhteyden johonkin muuhun kansainväliseen kanavaan — selvitämme, onko se mahdollista lisätä.

4. Hae olemassa olevat varaukset

Kanavahallinta ei tuo vanhoja varauksia automaattisesti, vaan alkaa synkronoida käyttöönottopäivästä eteenpäin. Jos myyntikanavassa on jo tulevia varauksia, hae ne toiminnolla Pull future reservations ja odota muutama minuutti.

Kanavakohtaiset vaiheet

Jokainen myyntikanava vaatii omat toimensa myös kanavan omassa hallinnassa. Vaiheet ovat kanavan ja kanavahallinnan välisiä, joten ne tehdään englanninkielisissä näkymissä.

Yhteyskumppanin nimi myyntikanavissa

Myyntikanavat kysyvät, mitä yhteyspalvelua käytät. Valitse Channex — se on tekninen yhteys, jonka kautta saatavuus ja hinnat kulkevat. Myyntikanavat päivittävät näkymiään aika ajoin, joten jos vaiheet eivät täsmää, tarkista ne Channexin omista ohjeista.

Booking.com

Tarvitset Booking.comin ylläpitotunnukset ja kaksivaiheisen tunnistautumisen käyttöön.

Booking.comin extranetissä:

1. Kopioi majoituskohteen tunnus (property code) yläpalkista.
2. Avaa Account → Connectivity Provider.
3. Klikkaa Search ja kirjoita hakuun Channex kokonaisena sanana. Osittaisella haulla ei löydy mitään.
4. Valitse Channex.io tuloksista ja klikkaa yhteenvetonäkymässä Next.
5. Hyväksy XML-palvelusopimus: rastita ehdot ja klikkaa Yes, I accept.

Tila jää odottamaan Channexin hyväksyntää.

Kanavahallinnassa:

1. Create → Booking.com.
2. Anna Title, valitse Property ja syötä Hotel ID, eli extranetistä kopioimasi tunnus.
3. Klikkaa Test Connection.
4. Tee mappaus: yhdistä Booking.comin huonetyypit ja hintasuunnitelmat omiin kohteisiisi. Valitse Primary Rate, jonka mukaan rajoitukset ja vähimmäisvuorokaudet välitetään.
5. Tallenna ja aktivoi yhteys kohdasta Actions → Activate.

Kaikki hintasuunnitelmat on mapattava

Jos yksikin Booking.comin hintasuunnitelma jää mappaamatta, varauksissa tulee virheitä. Booking.com luo myös johdettuja hintoja (derived rates) automaattisesti: tarkista ne yhteyden luomisen jälkeen ja joko mappaa ne tai poista ne Booking.comista.

Airbnb

Airbnb-tili ei saa olla kytkettynä toiseen kanavahallintaan tai varausjärjestelmään. Jos on, katkaise se ensin Airbnb:n asetuksista.

1. Create → Airbnb.
2. Anna Title ja valitse kohteet, jotka yhteys kattaa.
3. Valitse Min Stay Type. Airbnb käyttää tyyppiä Arrival.
4. Klikkaa Connect to Airbnb. Sinut ohjataan Airbnb:hen hyväksymään yhteys. Tarkista, että kyseessä on oikea tili.
5. Palattuasi yhteyden tila muuttuu, ja Host ID täyttyy itsestään.
6. Avaa Mapping ja yhdistä jokainen Airbnb-ilmoitus huoneeseen ja hintaan.
7. Tarkista Listing-välilehdeltä ilmoituksen julkaisutila sekä hinta- ja saatavuusasetukset, kuten siivousmaksu, lisävieraan hinta ja valmisteluaika.

Airbnb:n omat asetukset voittavat

Airbnb hallitsee lopullista hinnoittelua mapatun hinnan kautta, eivätkä kanavahallinnan asetukset ohita sen omia asetuksia. Jos Airbnb:ssä on käytössä Unavailable by default, ota se pois päältä — muuten saatavuus ei siirry oikein.

Jos käytät henkilömäärään perustuvaa hinnoittelua, mappaa pienimmän henkilömäärän hinta ja säädä loput kohdissa Guests Included ja Price Per Extra Guest. Airbnb käyttää yhtä lisävieraan hintaa kaikille henkilömäärille.

Expedia

Tarvitset Expedia Partner Centralin tunnukset ja kaksivaiheisen tunnistautumisen.

Partner Centralissa:

1. Avaa Rooms and Rates → Connectivity Settings.
2. Valitse Channex sekä saatavuuden että varausten välittäjäksi.
3. Ota talteen kohteen Hotel ID.

Kanavahallinnassa:

1. Create → Expedia.
2. Anna Title, valitse Property, syötä Hotel ID ja valitse Min Stay Type (yleensä Arrival).
3. Klikkaa Test Connection.
4. Valitse, miten varauksen summa välitetään: Payout Amount, Total Amount tai Total Amount Excluding Taxes.
5. Tee mappaus ja aktivoi yhteys kohdasta Actions → Activate.

Vrbo

Ennen yhteyttä varmista, ettei tili ole kytkettynä toiseen kanavahallintaan. Jos se on ollut XML-yhteydessä toiseen järjestelmään, pyydä Vrbon tukea palauttamaan tili tavalliseksi tiliksi. Poista myös kaikki iCal-yhteydet, sillä ne ohittavat kanavahallinnan päivitykset.

1. Create → Vrbo.
2. Anna Title, valitse kohteet ja syötä Vrbo-tilin Username ja Password.
3. Klikkaa Authenticate ja syötä tarvittaessa tekstiviestillä tuleva vahvistuskoodi.
4. Klikkaa Test Connection ja tarkista, että ilmoitukset näkyvät mappausnäkymässä.
5. Yhdistä ilmoitukset huoneisiin ja hintoihin ja aktivoi yhteys.

Rakenteen on vastattava myyntikanavaa

Tämä on tavallisin syy siihen, ettei yhteys toimi.

Se, miten kohteet on jaoteltu varausjärjestelmässä, pitää vastata sitä, miten ne on jaoteltu myyntikanavassa:

• Jos mökki on varausjärjestelmässä oma kohteensa, sen pitää olla myyntikanavassa oma majoituskohteensa omalla tunnuksellaan.
• Jos myyntikanavassa on yksi kohde, jonka sisällä on useita majoitusvaihtoehtoja — esimerkiksi “Mökit järven rannalla” ja sen alla kaksi mökkiä — se ei synkronoidu mökkikalenterin kanssa lainkaan. Tällainen rakenne vastaa hotellia.

Jos myyt mökkejäsi yhtenä kohteena

Jos kohteesi ovat myyntikanavassa saman tunnuksen alla, harkitse hotellikalenterin käyttöä mökkikalenterin sijaan. Silloin rakenteet vastaavat toisiaan. Katso Hotellit: Huoneiden lisääminen.

Mappaus

Mapping-välilehdellä yhdistät myyntikanavan huoneet ja hinnat omiin kohteisiisi ja hintoihisi. Kanava näyttää omat rivinsä, ja sinä valitset kutakin vastaavan kohteen omasta järjestelmästäsi.

Tärkeintä on, että henkilömäärät ja hinnat vastaavat toisiaan. Jos kanavassa on kolmen hengen huone jaetulla kylpyhuoneella, valitse vastineeksi sama huonetyyppi. Hintariveillä valitset esimerkiksi perushinnan, aamiaisen sisältävän hinnan ja peruutusturvallisen hinnan vastineet.

Kaikki hinnat eivät synkronoidu, vaan vain mappauksessa yhdistetyt hintatyypit.

Mitkä hinnat siirtyvät

Mökit ja huvilat

Kun kanavahallinta on otettu käyttöön, mökin hintaikkunaan ilmestyy uusi kenttä Kanavahallinnassa käytetty hinta kohdan Lisähenkilön hinta alle. Se on vuorokausihinta, joka välitetään myyntikanavaan.

Myyntikanaviin siirtyvät:

• Kanavahallinnassa käytetty hinta eli vuorokausihinta
• Viikonloppuhinta
• Viikkohinta, kun varaus on vähintään seitsemän yötä
• Erikoispäivien hinnat
• Vähimmäisvuorokausimäärä

Erikoispäivät ohittavat muut hinnat

Erikoispäivien hinnat välitetään myyntikanavaan aina vuorokausihintoina, ja ne ohittavat muut hinnat kyseisiltä päiviltä. Tarkista erikoispäiväsi ennen kuin otat kanavahallinnan käyttöön. Katso Mökit ja huvilat: Erikoispäivät.

Muita hintoja ei välitetä.

Hotellit

Hotelleissa myyntikanavaan välitetään huonetyypin perushinnat henkilömäärän mukaan. Se vastaa myyntikanavien omaa logiikkaa, jossa hinta on vuorokausi- ja henkilökohtainen.

Kanavakohtainen hintaero

Jos haluat myydä kanavassa eri hinnalla kuin omilla sivuillasi, käytä Channel settings -kohdan muokkaimia: valitse, korotetaanko vai alennetaanko hintaa, ja anna muutos euroina tai prosentteina. Asetus koskee vain valittua kanavaa, joten eri kanaville voi antaa eri hinnat. Muista tallentaa.

Synkronointi kulkee yhteen suuntaan

Varausjärjestelmä ohjaa myyntikanavia, ei toisin päin. Myyntikanavassa tehdyt hintamuutokset eivät siirry varausjärjestelmään.

Myyntikanavan kampanjat ohittavat asetuksesi

Jos teet myyntikanavassa oman kampanjan, se ohittaa välittämämme asetukset kyseisessä kanavassa. Esimerkiksi vähimmäisvuorokausimäärää ei kaikissa kanavissa tunneta lainkaan, joten kesän seitsemän yön vähimmäisvarauksesi ei päde kampanjan aikana.

Omaan kalenteriisi tämä ei vaikuta, mutta kanavasta voi tulla varauksia, jotka eivät noudata sääntöjäsi.

Kun varaus näyttää tuplavaraukselta

Tämä hämmentää erityisesti niitä, jotka aloittavat myyntikanavissa ensimmäistä kertaa — eikä kyse ole virheestä.

Myyntikanavat eivät seuraa yksittäisiä huoneita, vaan kapasiteettia: montako tietyn tyyppistä huonetta on vapaana kunakin päivänä. Ne eivät tiedä, mikä huone on vapaana.

Kuvittele kahden hengen huoneita, joista maanantaina on vapaana huone 1 ja tiistaina huone 2. Myyntikanavan näkökulmasta kahden hengen huone on vapaana molempina päivinä, joten se myy maanantain ja tiistain yhtenä varauksena. Oma kalenterisi ei tarjoaisi tätä, koska yksikään yksittäinen huone ei ole vapaana molempina öinä.

Varaus saapuu järjestelmään aina ensimmäiselle huoneelle riippumatta siitä, onko se vapaana, ja näkyy siksi päällekkäisenä.

Mitä teet

Siirrä varaukset ruudukkonäkymässä oikeille huoneille. Varauksen siirtäminen huoneesta toiseen ei muuta hintaa eikä laskua. Katso Hallintapaneeli.

Kapasiteetti on merkitty täyteen heti varauksen saavuttua, joten myyntikanava ei myy samoja päiviä uudelleen. Mitään ei siis ole myyty liikaa, vaan huonejako pitää järjestää uudelleen.

Piilohuone täyteen myyville hotelleille

Siirtäminen onnistuu vain, jos jokin huone on vapaana. Kun hotelli on myyty täyteen, vapaata huonetta ei ole, eikä varauksia pääse järjestämään oikeille paikoilleen. Juuri silloin päällekkäisyyttä on hankalin purkaa.

Jos hotellisi myydään usein täyteen, varaudu tähän piilohuoneella:

1. Lisää yksi ylimääräinen huone.
2. Pidä se pysyvästi suljettuna lukitulla kaudella ja jatka lukitusta ajoissa, ettei se pääse päättymään. Katso Lukitut kaudet.
3. Älä liitä huonetta kanavahallintaan äläkä iCaliin.
4. Kun sinun on siirrettävä varauksia, avaa lukituksesta vain tarvitsemasi päivät, tee siirto ja sulje päivät heti perään.

Piilohuoneen on pysyttävä suljettuna

Piilohuone on työkalu sinulle, ei myytävä huone. Jos se jää auki, se päätyy myyntiin verkkosivustollesi ja myyntikanaviin, ja myyt huoneen, jota ei ole olemassa.

Tarkista lukitus aina siirron jälkeen.

Kanavahallinnan purkaminen

Jos lopetat kanavahallinnan käytön, tee vaiheet tässä järjestyksessä:

1. Poista yhteydet käytöstä jokaisesta kohteesta ja hotellista, ja poista myös itse yhteydet.
2. Ota kanavahallinta pois käytöstä kohteiden Integraatio-välilehdeltä.
3. Poista kanavahallinta tilauksestasi kohdassa Profiili → Tilaus.

Muista kaikki kolme vaihetta

Jos yhteyksiä ei poisteta, osa niistä voi jäädä voimaan ja aiheuttaa häiriöitä myöhemmin. Ja jos kanavahallintaa ei poisteta tilauksesta, laskutus jatkuu, vaikka et käyttäisi palvelua.