Asetukset: Käyttäjät ja roolit
Voit kutsua tilillesi muita käyttäjiä, esimerkiksi vastaanoton työntekijän, siivoojan tai kirjanpitäjän. Jokainen saa omat tunnuksensa, ja rooli määrää, mitkä osiot hän näkee ja mitä hän voi tehdä.
Käyttäjät löytyvät kohdasta Asetukset → Käyttäjät ja roolit.
Montako käyttäjää voit lisätä
Osio nimeltä “Montako käyttäjää voit lisätä”Plus-versioon sisältyy enintään viisi käyttäjää oman tilisi lisäksi. Käytössä olevien määrän näet listan yläpuolelta, esimerkiksi Käytössä: 1 / 5.
Jos tarvitset enemmän, siirry Pro-versioon, jossa määrää ei ole rajattu. Pro sopii siis paitsi kohteita välittäville yrityksille myös suuremmille majoitusyrityksille, joissa järjestelmää käyttää moni ihminen. Katso Versiot ja ominaisuudet.
Roolit
Osio nimeltä “Roolit”Roolissa on valmiina joukko oikeuksia. Tilillä on kolme vakioroolia, joita ei voi muokata:
| Rooli | Kenelle |
|---|---|
| Vastaanotto | Varausten päivittäiseen hoitamiseen. Laajin vakiorooleista. |
| Kirjanpitäjä | Raportteihin ja asiakastietoihin. Näkee varaukset ja voi viedä ne tiedostoon, mutta ei voi luoda eikä siirtää varauksia eikä nähdä hintoja. |
| Siivooja | Siivouslistaan. |
Vakioroolien vieressä lukee vakiorooli, ja Oikeudet-sarake kertoo, montako oikeutta rooliin kuuluu.
Oman roolin luominen
Osio nimeltä “Oman roolin luominen”Jos vakiorooli ei sovi, tee oma.
- Klikkaa Luo rooli.
- Anna roolille nimi, esimerkiksi Harjoittelija.
- Valitse oikeudet. Vähintään yksi on valittava.
- Klikkaa Hyväksy.
Omia rooleja voi muokata ja poistaa klikkaamalla roolin nimeä.
Oikeudet
Osio nimeltä “Oikeudet”Oikeudet on ryhmitelty sen mukaan, mitä osiota ne koskevat.
| Ryhmä | Mitä oikeuksia siihen kuuluu |
|---|---|
| Varaukset ja kalenteri | Katso varauskalenteria · Siirrä varauksia kalenterissa · Sulje ja avaa päiviä · Katso varauksia · Luo ja muokkaa varauksia · Vie varaukset tiedostoon |
| Asiakkaat | Katso asiakkaita · Muokkaa asiakastietoja · Hallitse matkustajailmoituksia · Katso lahjakortteja · Hallitse palautteita |
| Raportit ja kirjanpito | Katso ja luo myyntiraportteja · Katso kuukausitietoja · Muokkaa ja lähetä kuukausitietoja · Luo ja muokkaa kuitteja · Merkitse maksut tehtävälistalla |
| Siivous ja tehtävät | Katso siivouksia · Merkitse siivous tehdyksi · Tilaa ja peruuta siivouksia · Katso tehtävälistaa · Hallitse muistiinpanoja · Hallitse merkkejä |
| Kohteet | Katso kohteita · Muokkaa kohteiden asetuksia · Muokkaa kohteiden hintoja |
| Aktiviteetit | Katso aktiviteetteja · Muokkaa aktiviteettien asetuksia · Muokkaa aktiviteettien hintoja |
Käyttäjän kutsuminen
Osio nimeltä “Käyttäjän kutsuminen”- Klikkaa Kutsu käyttäjä.
- Täytä etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite.
- Valitse rooli.
- Klikkaa Lähetä kutsu.
Käyttäjä saa sähköpostiinsa kutsun, jossa on linkki. Linkistä hän asettaa itselleen salasanan ja kirjautuu sisään. Käyttäjätunnus on hänen sähköpostiosoitteensa.
Lisätyt käyttäjät näkyvät listana. Listalla näet nimen, sähköpostiosoitteen, roolin ja tilan, esimerkiksi onko kutsu vielä hyväksymättä. Rivin toiminnot:
- Lähetä kutsu uudelleen, jos kutsu ei ole tullut perille.
- Kynäkuvake: muokkaa käyttäjää.
- Roskakori: poista käyttäjä.
Käyttäjän poistaminen ei koske varauksia: ne kuuluvat tilillesi ja säilyvät sellaisinaan. Järjestelmään jää merkintä siitä, kuka varauksen on luonut.
Käyttäjän muokkaaminen
Osio nimeltä “Käyttäjän muokkaaminen”Kynäkuvakkeesta avautuu Muokkaa käyttäjää. Siellä voit:
- Vaihtaa nimeä.
- Kytkeä pääsyn pois päältä. Kohta Pääsy sallittu estää kirjautumisen poistamatta käyttäjää. Tämä sopii esimerkiksi kausityöntekijälle talven ajaksi.
- Vaihtaa roolia tai antaa useamman roolin.
- Antaa lisäoikeuksia. Roolin mukana tulevat oikeudet on merkitty valmiiksi ja niiden perässä lukee roolista. Niitä ei voi poistaa tästä, mutta voit lisätä yksittäisiä oikeuksia vain tälle henkilölle.
Kun käyttäjällä on roolin lisäksi omia oikeuksia, listalla roolin perässä näkyy plusmerkki.
Mitä käyttäjä näkee
Osio nimeltä “Mitä käyttäjä näkee”Käyttäjä näkee sivuvalikossa vain ne osiot, joihin hänellä on oikeus. Esimerkiksi Kirjanpitäjä-roolilla valikossa on Hallintapaneeli, Asiakashallinta, Raportit ja Varaukset — ei Tilastot-kohtaa eikä asetuksia.
Jos hän päätyy osioon, johon oikeutta ei ole, näkyviin tulee Ei käyttöoikeutta: Tämä osio ei ole käytettävissä roolillesi. Yksittäiset toiminnot kertovat saman lyhyemmin — esimerkiksi hinnat avattaessa ilmoituksen Hintojen hallinta ei kuulu rooliisi.
Näkymät voivat myös olla vajaita: ilman muokkausoikeuksia varauskalenterin voi avata, mutta varauksia ei voi luoda eikä siirtää.
Käyttäjän oma profiili on suppea: hän voi vaihtaa salasanansa, mutta ei pääse tilin asetuksiin, tilaukseen eikä laskuihin. Ne pysyvät vain sinulla.
Et myöskään pääse itse katsomaan, miltä järjestelmä näyttää kutsumallesi käyttäjälle. Yläpalkin Vaihda tiliä toimii vain omien WebiaBooking-tiliesi välillä, ei kutsuttujen käyttäjien tunnuksiin.
Jos vaihdat pienempään versioon
Osio nimeltä “Jos vaihdat pienempään versioon”Jos vaihdat versiota niin, ettei uusi versio kata kaikkia käyttäjiäsi, järjestelmä varoittaa ennen vaihtoa ja kertoo, keiden pääsy katkeaa. Basic-versioon ei sisälly lisäkäyttäjiä lainkaan, ja Plus-versioon heitä mahtuu viisi.
Käyttäjiä ei poisteta, vaan heidän pääsynsä kytketään pois päältä. Tunnukset, roolit ja varaukset säilyvät ennallaan.