Näkymät ja valikko

Kun kirjaudut varausjärjestelmään, avautuu ensimmäisenä Hallintapaneeli. Näytön vasemmassa reunassa on tumma sivuvalikko, josta pääset kaikkiin järjestelmän osiin, ja yläreunassa on yläpalkki, jossa ovat tilisi omat asetukset, ohjeet ja tehtävälista.

Tällä sivulla käydään läpi, mitä kukin kohta tekee. Yksittäisten toimintojen tarkemmat ohjeet löytyvät omilta sivuiltaan.

Yläpalkki

Yläpalkin kohdat oikeasta reunasta vasemmalle:

Kohta	Mitä se tekee
Yrityksesi nimi ja logo	Avaa valikon, jossa ovat Profiili, Laskut, Vaihda tiliä ja Kirjaudu ulos.
Kysymysmerkki	Avaa Ohjeet ja tuki -paneelin. Sieltä Käyttöohjeet vie tähän oppaaseen, ja Uutta kokoaa Webian uutiset ja vinkit.
Tehtävälista (vasemmanpuoleisin kuvake)	Näyttää saapumiset ja lähdöt. Katso alta.

Yrityksesi nimen alta löytyvä valikko

• Profiili avaa profiilisi asetukset. Samat asetukset löytyvät myös sivuvalikon kohdasta Profiili.
• Laskut näyttää WebiaBooking-tilauksesi laskut eli ne laskut, jotka maksat Webialle.
• Vaihda tiliä on tarkoitettu tilanteisiin, joissa teillä on useampi WebiaBooking-tili, esimerkiksi kahdelle eri yritykselle. Voit vaihtaa tililtä toiselle kirjautumatta välillä ulos. Katso alla, mitä tämä ei koske.
• Kirjaudu ulos kirjaa sinut ulos järjestelmästä.

Tilin vaihto ei koske kutsumiasi käyttäjiä

Vaihda tiliä toimii vain omien WebiaBooking-tiliesi välillä, eli tilien, joilla on eri tunnukset ja oma tilauksensa.

Tilillesi kutsutut käyttäjät eivät ole tällaisia tilejä, joten et voi siirtyä heidän näkymäänsä tätä kautta. Jos haluat nähdä, miltä järjestelmä näyttää esimerkiksi siivoojalle, kirjaudu ulos ja kirjaudu sisään hänen tunnuksillaan. Katso Asetukset: Käyttäjät ja roolit.

Laskut eivät ole asiakkaidesi laskuja

Yläpalkin Laskut koskee vain omaa WebiaBooking-tilaustasi. Asiakkaillesi lähettämiäsi laskuja siellä ei näy.

Tehtävälista Plus

Tehtävälista näyttää tämän päivän ja huomisen saapumiset ja lähdöt. Välilehdet ovat Tänään ja Huomenna. Jokaisesta varauksesta näet myös, onko se maksettu. Jos asiakas maksaa paikan päällä, voit merkitä varauksen maksetuksi suoraan listalta.

Tehtävälista kuuluu Plus-versioon. Päivitys Plus-versioon tehdään suoraan varausjärjestelmässä.

Vinkki

Moni ei tiedä tehtävälistasta, vaikka se on erityisesti hotelleille yksi järjestelmän tärkeimmistä näkymistä. Siitä näet yhdellä silmäyksellä, ketkä saapuvat ja lähtevät ja mitkä maksut ovat vielä avoinna.

Sivuvalikko

Sivuvalikon yläreunassa, WebiaBooking-logon vieressä, on kaksi painiketta:

• Ratas avaa Sivupalkin asetukset. Siellä valitset, mitkä kohdat valikossa näkyvät.
• Oikeanpuoleinen painike pienentää valikon. Tästä on hyötyä erityisesti pienellä näytöllä, kun haluat enemmän tilaa varsinaiselle näkymälle. Samalla painikkeella saat valikon takaisin täysikokoiseksi.

Valikon muokkaaminen

Kohdassa Sivupalkin asetukset jokaisen valikon kohdan vieressä on kytkin. Kun kytkin on pois päältä, kohta piilotetaan valikosta. Jos teillä ei ole esimerkiksi lainkaan aktiviteetteja, voit piilottaa Elämykset-osion kokonaan, jolloin valikko pysyy selkeänä.

Piilottaminen koskee vain valikkoa. Kaikki asetukset ja tiedot säilyvät ennallaan, eikä mitään nollata. Voit palauttaa kohdan näkyviin milloin tahansa samasta paikasta.

Voit myös muuttaa valikon järjestystä: tartu kohdan vasemmalla puolella olevaan kuuden pisteen kahvaan ja vedä kohta haluamaasi paikkaan.

Puuttuuko valikosta jokin kohta?

Jos et löydä valikosta kohtaa, joka tällä sivulla mainitaan, se on todennäköisesti piilotettu. Tarkista kohta Sivupalkin asetukset ja kytke se takaisin näkyviin.

Valikon kohdat

Plus-merkinnät valikossa

Varausjärjestelmä merkitsee valikkoon plus-merkinnällä ne kohdat, jotka kuuluvat Plus-versioon. Jos käytössäsi on Basic, näet kohdan valikossa, mutta sen käyttö edellyttää päivitystä.

Valikko jakautuu kolmeen osaan: yleisiin toimintoihin sekä otsikoiden Majoitukset ja Elämykset alle koottuihin kohtiin. Otsikot eivät ole linkkejä, vaan ne ryhmittelevät niiden alla olevat kohdat.

Yleiset

Kohta	Mitä sieltä löytyy	Versio
Hallintapaneeli	Aloitusnäkymä, joka avautuu kirjautuessa. Siinä näet varauskalenterin tai ruudukkonäkymän sekä päivän varaukset.	Basic
Tilastot	Liikevaihto, myynnin vertailu eri vuosien välillä, tärkeimmät myyntikanavat ja parhaiten myyvät kohteet. Katso Raportit ja tilastot.	Plus
Asetukset	Järjestelmän asetukset. Asetukset on jaettu sivun sisällä välilehtiin.	Basic
Profiili	Profiilisi asetukset, välilehtiin jaettuina.	Basic
Sähköpostiasetukset	Asiakkaille lähtevien sähköpostien ulkoasu ja tekstit. Katso Sähköpostien muokkaaminen.	Plus
Asiakashallinta	Asiakasrekisterisi.	Plus
Siivous	Siivouslista.	Plus
Raportit	Myyntiin ja kirjanpitoon liittyvät raportit: Kuukausitiedot ja Myyntiraportti, katso Raportit ja tilastot. Lisäksi Agenttimaksut, katso alta.	Plus, Agenttimaksut kaikissa versioissa
Markkinointi	Alennukset, Kupongit ja Lahjakortit.	Plus
Kaikki varaukset	Kaikki varauksesi yhdessä näkymässä: sekä majoitukset että elämykset.	Basic

Agenttimaksut koskee vain välittäjien kautta myyviä

Raportit → Agenttimaksut on tarkoitettu tilanteisiin, joissa kohteitasi myydään myös välittäjän kautta, eli toisen WebiaBooking-käyttäjän, joka myy muiden omistamia majoituskohteita. Raportista näet molempiin suuntiin, paljonko välittäjä on sinulle velkaa ja paljonko sinä maksat välittäjälle.

Jos et myy kohteitasi välittäjän kautta, tämä raportti ei koske sinua ja voit jättää sen huomiotta.

Majoitukset

Kohta	Mitä sieltä löytyy	Versio
Varaukset	Kaikki majoitusvaraukset ilman elämyksiä.	Basic
Palautteet	Asiakkaiden palautteet, välilehtiin jaettuina.	Plus
Huvilat	Mökkien ja huviloiden varauskalenteri. Tämä on järjestelmän keskeisin kalenteri.	Basic
BnB	Vanha kalenteri, joka on poistumassa käytöstä. Katso alta.	–
Huoneet	Hotellien varauskalenteri. Se toimii hieman eri tavalla kuin Huvilat.	Plus

Käytä BnB:n sijaan Huvilat- tai Huoneet-kalenteria

BnB-kalenteri on poistumassa käytöstä, eikä sitä kannata ottaa käyttöön. Kaikki sen toiminnot on siirretty Huvilat-kalenteriin.

Jos majoitat bed & breakfast -tyyliin, valitse joko Huvilat tai Huoneet. Valinta riippuu tarpeistasi, esimerkiksi siitä, myytkö majoitusta myös Bookingin kaltaisissa myyntikanavissa. Jos et ole varma, kumpi sopii sinulle, kysy meiltä.

Jos käytät jo BnB-kalenteria, sinun ei tarvitse tehdä mitään. Siirrämme kohteesi aikanaan puolestasi.

Elämykset

Kohta	Mitä sieltä löytyy	Versio
Varaukset	Kaikki aktiviteettien ja elämysten varaukset ilman majoituksia.	Basic
Aktiviteetit	Aktiviteettien varauskalenterit. Täällä lisäät ja muokkaat aktiviteetteja, elämyksiä ja vuokrattavia palveluita.	Basic
Resurssit	Resurssienhallinta. Tänne lisätään kaikki se, mitä aktiviteeteissa käytetään, ja resursseja käytetään sitten aktiviteettien kalentereissa.	Basic

Resurssit ovat aktiviteettien perusta

Aktiviteetit eivät toimi ilman resursseja. Aktiviteettien käyttöönotto on helpointa aloittaa lisäämällä ensin resurssit ja vasta sitten aktiviteetit.

Mistä jatkaa

Jos otat järjestelmää vasta käyttöön, aloita asetuksista ja ensimmäisen majoituskohteen tai aktiviteetin lisäämisestä. Jos jokin näkymä on epäselvä, ota yhteyttä tai varaa lyhyt etäpalaveri. Käymme sen mielellämme läpi kanssasi.